Témoignages Clients Novaxel

La société EUREC met Novaxel au cœur de son organisation pour accélérer sa croissance

2012-01-18T06:03:00.000-08:00

Partager

Installée sur deux sites, à Saint-Pierre-de-Chandieu dans le sud du département du Rhône et à Béziers dans l’Hérault, la société EUREC rayonne sur Rhône-Alpes et le Languedoc-Roussillon. Son métier? La collecte, la destruction et le recyclage de pneumatiques. En effet, le cycle de vie d’un pneu commence par l’équipement des véhicules pour ensuite finir dans des applications très nombreuses et variées, comme être broyés et servir de combustible pour les cimenteries, être transformés en granules pour créer de la pelouse synthétique, des pistes de chevaux ou du matériau de drainage sur les routes…
Ludovic Bombace, responsable des systèmes informatiques chez EUREC nous explique la place de la GED NOVAXEL dans le fonctionnement de cette société d’une trentaine de salariés.

• PROBLÉMATIQUE ET CHOIX DE LA SOLUTION

A la prise de fonction de M. Bombace, début 2010, les documents étaient gérés de manière aléatoire, ce qui générait des problèmes évidents de déperdition et entrainait un impact désastreux sur l’organisation de la société. « Avant d’être chez EUREC je travaillais déjà avec la ged NOVAXEL, » précise-t-il. « Comme j’en étais très satisfait, c’est tout naturellement que je l’ai proposée à ma nouvelle société en tenant compte de spécificités comme l’intégration des éditions SAGE. »

• BÉNÉFICES

« Aujourd’hui, la GED centralise tous les documents relatifs à la paie, à la comptabilité, à l’administration et aux ressources humaines, » indique M. Bombace. « La prise en main et l’utilisation, après plus de 6 mois, donnent des résultats très positifs en termes de gestion du temps, de soin apporté aux documents et à leur cycle de vie et, in fine, de confort de travail pour l’ensemble des collaborateurs. Certes, les services que NOVAXEL nous rend au quotidien sont très intéressants, mais c’est surtout le fait qu'avec cette solution nous pouvons envisager sereinement notre croissance à court et moyen terme. Cette solution nous projette dans une démarche qualité avec la sécurisation de l'archivage et l'optimisation du process règlement fournisseur par l'obtention d'un visa électronique, sans compter l'image d'une entreprise plus moderne. »

• ÉVOLUTIONS

« Un des atouts sera d’ouvrir la GED aux clients ainsi qu’aux prestataires, comme à l’Expert-comptable, et d’en faire un espace dynamique d’échanges et de consultation partagée des documents dématérialisés. M. Bombace ajoute : « Même si elle n’est pas formalisée, nous avons une profonde envie de limiter l’usage du papier dans la société et avec NOVAXEL, la dématérialisation des documents devient une réalité. Concrètement, la GED va nous permettre de renforcer significativement notre organisation pour relever le défi des croissances attendues et probables dans notre secteur. En effet, le recyclage de pneus est un secteur qui explose, avec de nouveaux besoins. On estime entre 200 et 300 000 tonnes de pneus dans la nature, dans des stocks orphelins ou dans des décharges, qui doivent être traités. C'est non seulement un marché mais aussi une action qui fait du bien à l'environnement et nous y tenons énormément. »
« Novaxel est fier d’accompagner cette entreprise, car pour nous aussi l’environnement est précieux, précise Martine Joulia-Cubizolles – DG novaxel »

Association - SAMDO, adhérente à l'UNA, déclare "la GED Novaxel nous a changé la vie"

2011-12-14T05:15:00.000-08:00

C’est à la Grande Combe, au nord d’Alès dans le Gard, que l’association SAMDO, adhérente à l’UNA, dispense ses services de soins à la personne à domicile. L’association compte plus de 1000 clients locaux, uniquement des personnes âgées, ce qui représente 170 000 heures d’interventions par an réparties entre 131 intervenants. L’association compte par ailleurs neuf personnels administratifs pour gérer les plannings conséquents, les feuilles de salaire, les dossiers des clients et tous les autres documents essentiels en direction des partenaires sociaux et des caisses de retraite. Grâce à l’évolution conséquente des allocations personnalisées d’autonomie, le volume de travail et les besoins en personnel ont doublé en quelques années. Depuis deux ans, le périmètre de l’association est stable, cela a permis de consolider l’infrastructure interne par l’intégration d’une GED Novaxel. Mme Sylviane Blanc, directrice de l’association, explique ses choix techniques.

• PROBLÉMATIQUE ET CHOIX DE LA SOLUTION

« Nous étions confrontés à plusieurs problèmes matériels dans notre gestion des documents avant de passer à la GED, » se rappelle Mme Blanc. « Nos locaux sont par exemple sur deux étages, donc une partie du personnel devait sans cesse descendre ou monter pour aller consulter des dossiers. Il y a avait conséquemment beaucoup d’activités chronophages de rangement, de déplacement de dossiers, avec les risques de dégradation, d’erreurs de classement, de mélange de données. La GED répondait à notre triple besoin d’effectuer un inventaire, de nous simplifier la gestion des documents et surtout, point fondamental, de permettre à nos neufs administratifs d’avoir une visibilité égale des actions, décisions, comptes-rendus afin que les informations passent beaucoup mieux qu’auparavant. » Novaxel a été choisi début 2010 après avoir simplement bénéficié d’un bouche-à-oreilles flatteur et à la suite d’une démonstration.

• BÉNÉFICES

Mme Blanc a perçu immédiatement les gains de la GED : « Nous avons dématérialisé tous nos dossiers, effectué un inventaire pour voir quelles pièces pouvaient manquer et avons construit une base de données solide. Cela a pris une année. L’usage de la GED est devenue plus opérationnelle au cours de l’année écoulée et l’association a immédiatement constaté des gains de temps, un confort de travail très nettement amélioré et une équipe plus soudée, parce que beaucoup mieux renseignée, chaque membre se trouvant renforcé dans ses fonctions grâce aux systèmes de suivi, de hiérarchisation et de droits d’accès. Chacun peut se concentrer au mieux sur ses tâches propres. »

• ÉVOLUTIONS

L’intégration de la GED est trop récente pour susciter des demandes particulières de la part de l’association. A court terme, l’outil de GED est en passe de devenir le socle de travail de la structure. « Si on doit s’amuser de l’apport de la GED, c’est sur le constat que désormais j’ai l’impression de moins voir mes collègues qui ne se déplacent plus vers mon bureau et les dossiers ! Mais le confort apporté est tel que nous avons encore plus plaisir à nous parler, sur d’autres sujets qui ne manquent pas dans nos métiers. »

Privé - Un service parfait...

2011-11-28T01:11:00.000-08:00

Ce n'est pas nous qui le disons, mais un utilisateur de la version Family...

Comme vous le savez, nous attachons énormément d'importance à cette version de GED gratuite, qui rend accessible à tous la dématérialisation des documents privés : Factures, fiches de paie, assurance... Tous vos documents personnels peuvent être classés dans la GED Family !

Parfois, l'installation ne se passe pas comme prévu, et notre service technique assure une assistance, elle aussi 100% gratuite, par mail.

Gérard Lopez en a fait l'expérience, voici son témoignage :

Gérard L. - 24/11/2011

Je viens d'être guidé pour des ennuis de réinstallation de Novaxel Family, je dois reconnaître que l'aide a été très au-dessus de mes espérances. Service parfait aide impeccable, gentillesse et compréhension du technicien. Du haut de gamme BRAVO et merci pour ce logiciel que j'utilise depuis des années et qui nous sauve des ennuis de rangement et de classement. Cordialement,

Je profite de ce post pour vous rappeler que vous pouvez télécharger cette version de notre solution de GED gratuite pour une utilisation personnelle à l'adresse suivante : https://www.novaxel-store.com/logiciel-ged-gratuit.php

Et pour apprendre à l'utiliser, rien de tel que la vidéo-formation !
A très bientôt, et merci à M. Lopez pour ce très agréable message.

Industrie - Comment NOVAXEL a su se rendre indispensable au fonctionnement de la branche française de RÖSLER

2011-11-07T02:08:00.000-08:00

La filiale française de la société allemande RÖSLER, spécialiste reconnu du traitement industriel de surfaces, fabrique des solutions de tribofinition, de grenaillage et de sablage, vendues tant à l’industrie automobile, qu’à des professionnels de l’optique, dans le domaine médical ou encore dans l’aéronautique. La société s’est équipée de la GED NOVAXEL depuis maintenant trois ans. Mme Laurence Le Draoullec, responsable informatique de RÖSLER France, explique le choix de la GED NOVAXEL et détaille les étapes cruciales qui ont permis un basculement de tous les postes de la société sous NOVAXEL début avril 2010. Désormais, la GED NOVAXEL a pris une telle importance dans les processus de fonctionnement de RÖSLER France qu’elle est devenue tout simplement indispensable.

• PROBLÉMATIQUE

Mme Le Draoullec n’a pas peur de le dire : « avant que nous passions à la GED, la situation dans le traitement des documents était devenue complexe : entre les documents papier, numériques, fax, mails et fichiers, il était difficile de retrouver la bonne information au bon moment. Chaque collaborateur stockait les différents documents en fonction de ses besoins et de sa propre méthode de classement. Tout était en double, en triple, sous plusieurs formes. Il y avait des problèmes de versions, à la fois numériques et imprimées. Il devenait plus qu’urgent de revoir le système de partage et d’échange de l’information. »

Pour homogénéiser les pratiques professionnelles dans la gestion des documents, il fallait une réflexion de fond avec notamment un inventaire exhaustif des sources, des types et des voies de circulation des documents dans l’entreprise : « nous avons dressé un inventaire des documents circulant dans l’entreprise dont les résultats ont été très utiles, » explique Mme Le Draoullec. « A l’évidence, pratiquement 70% des informations arrivaient sous format numérique et 30% en papier, par courrier principalement, notamment les factures fournisseurs. Cela signifiait que le volume réel des papiers à dématérialiser n’était pas si conséquent et donc facile à gérer. Partis de ce constat, nous avons opté pour la mise en place d’une solution GED fiable, intuitive, à la prise en main rapide et confortable. Par le biais de notre concessionnaire Ricoh, nous avons rencontré un représentant de la solution NOVAXEL ; leur produit correspondant en partie à nos attentes et l’entreprise a donc opté pour ce logiciel. »

• CHOIX DE LA SOLUTION

Opter pour NOVAXEL c’est bien, mais encore fallait-il s’assurer que la solution réponde parfaitement aux besoins réels des collaborateurs de RÖSLER. « Dans la GED, il ne faut pas faire de faux départ. Nous avons décidé d’avancer par étapes et de prendre le temps d’obtenir une infrastructure qui réponde vraiment aux besoins identifiés des salariés. Nous avons ainsi réalisé un questionnaire pour pointer les types de documents gérés par chacun et adapter la nomenclature des dossiers dans la GED en fonction des langages métier. Ainsi, chacun peut très facilement s’y retrouver car l’arborescence est conçue pour son poste. Cette étape nous a pris plusieurs mois, avec le soutien d’une technicienne de NOVAXEL, et c’est là que nous avons mesuré pour la première fois les services considérables que la solution allait nous apporter in fine. »

• BÉNÉFICES

Tout le travail effectué en amont sur la solution de GED a permis qu’elle soit proposée aux utilisateurs « générateurs de documents » clé en main, c’est-à-dire immédiatement fonctionnelle et accessible. Aujourd’hui, les deux tiers des collaborateurs utilisent la GED NOVAXEL, et cela va du technicien en atelier au dirigeant de la société. Mme Le Draoullec indique en outre : « nous faisons des économies indirectes considérables à plusieurs niveaux. D’une part, le gain de temps pour accéder à un document et le traiter est incomparable. D’autre part, nous faisons des économies d’encre, de papier et de logistique. Enfin, nous faisons des économies également sur des documents essentiels comme des guides d’utilisation de nos machines. Nous leur apportons régulièrement des améliorations, et de fait, un guide imprimé est rapidement obsolète. Il est très utile de rendre toujours disponible la dernière version du guide imprimable à nos clients. »

• ÉVOLUTIONS

La GED NOVAXEL est indispensable aujourd’hui à l’ensemble des collaborateurs de RÖSLER. « Cet outil s’inscrit dans notre démarche Qualité et notre implication dans le développement durable. Si nous sommes pour l’heure comblés au niveau des fonctionnalités, c’est du côté des avantages connexes que nous pouvons avoir des attentes grâce à la GED. Gagner du temps avec nos clients, les intégrer dans un cycle vertueux de meilleure gestion du papier, avoir la capacité de présenter, via un ordinateur portable, toute notre base de données lors d’un rendez-vous, leur fournir des documents avec signature électronique qui les valide… La GED NOVAXEL nous a permis de revenir à l’essentiel, c’est-à-dire, rendre accessible une même information, en même temps, à tout le monde, quelque soit l’endroit » conclut avec le sourire Mme Le Draoullec.

Assurance - La GED Novaxel chez Erick Brault, agent d'assurance AXA

2011-10-07T06:25:00.002-07:00

« La ged novaxel est une solution pour des entrepreneurs, les agents axa soucieux de leur productivité, et très attachés à la cie » Erick Brault – agent axa

L’assurance, c’est beaucoup de gestion administrative, et la ged novaxel permet globalement de tout classer :
• Les mails envoyés et reçus
• Les fax envoyés et reçus
• Les courriers envoyés et reçus
• Les contrats, avenants signés
• Les justificatifs …
Et, de tout retrouver…

Cette dématérialisation organisée, lui a permis de gagner 20 % de productivité par an, car la facilité de retrouver tout, tout de suite, permet à n’importe quelle personne dans le cabinet de répondre au client en ligne immédiatement.

Chez cet agent, des audits réalisés par la cie AXA ont prouvé l’efficacité de la ged novaxel :
1. Tous les documents sont retrouvés immédiatement
2. Aucun document perdu

Mr Brault a vendu « très bien » son cabinet « très bien organisé » et est à votre disposition pour répondre à vos questions.Erick.brault@hotmail.fr

Experts comptables - Les cabinets d'expertise comptable André & Associés à la pointe de la GED grâce à Novaxel

2011-10-07T06:24:00.002-07:00

Les cabinets d’expertise-comptable, d’audit et de conseil André & Associés, membres du réseau international Baker Tilly, comptent 150 collaborateurs répartis sur neuf sites en France, à Beaune, Dijon, dans le Doubs et à Paris. A Paris, ils ajoutent à leurs compétences historiques, le traitement de la paie, le droit des sociétés et le conseil en cession/acquisition d’entreprises. Depuis deux ans, les deux tiers des collaborateurs travaillent avec la GED Novaxel. François Phu, expert-comptable, commissaire aux comptes et responsable chez André & Associés des systèmes d’information, revient sur les raisons de ce choix, ses bénéfices et ses attentes futures en matière de gestion intelligente des documents.

• PROBLÉMATIQUE

Premier point :
« Nous avons commencé à repenser l’organisation de nos documents numériques il y a environ quatre ans, » se rappelle M. Phu. « Nous avons d’abord créé notre propre organisation de classement sous Windows. Progressivement nous avons établi une arborescence clientèle dense, touffue, qui a montré très rapidement ses limites. En effet, devant la masse de documents à classer et à conserver, il fallait un système plus fiable et automatisé. »

Deuxième point :
« Nous étions également confrontés au problème de l’optimisation de nos workflows de travail, et notamment les plus cruciaux d’entre eux : ceux en relation avec la direction générale des impôts, » poursuit M. Phu. « Il était essentiel pour nous de renforcer nos outils, de sécuriser nos données et de tout centraliser dans nos propres infrastructures, ce qui est fondamental pour nous. »

• CHOIX DE LA SOLUTION

Après avoir étudié plusieurs offres du marché, André & Associés a arrêté son choix sur la solution Novaxel. « Nous avons été séduits il y a deux ans par la souplesse de la solution et l’intégration naturelle avec nos multifonctions, ainsi que par la possibilité d’embarquer dans son ordinateur portable sa base de données à l’occasion d’un rendez-vous, après l’avoir synchronisée avec le serveur. La liaison en fibre optique entre notre centre informatique et nos différents sites, rend l’accès aux documents plus rapide et plus efficace. »

• BÉNÉFICES

Tous les services des cabinets André & Associés sont connectés à la GED, et actuellement, les deux tiers des collaborateurs l’utilisent quotidiennement. « Notre objectif, indique M. Phu, est, qu’à terme, chaque collaborateur, quand il arrive le matin et allume son ordinateur, accède directement à l’interface Novaxel. Celle-ci lui donne accès aux raccourcis de toutes ses applications courantes et doit être le point central de ses activités, son unique bureau de travail. Nous voulons que tous les documents qu’il traite se classent correctement dans les bons dossiers avec les bonnes sécurités et les bons contrôles. Nous avons désormais une organisation entièrement dématérialisée qui répond à nos besoins et qui est configurée pour intégrer rapidement nos prochaines évolutions. »

• ÉVOLUTIONS

Parmi les évolutions attendues, André & Associés, par la voix de M. Phu, dévoile quelques pistes de réflexion : « nous pensons ouvrir des accès sécurisés de notre GED à certains de nos clients. Nous avons effectué des tests concluants et il ne nous reste plus qu’à passer à la phase opérationnelle. Nous prévoyons également d’interfacer prochainement les applications de paie avec la GED. Nous avons établi un excellent contact avec les équipes de NOVAXEL, à l’image de celle que nous avons avec d’autres éditeurs de logiciels, et nous savons que nous pouvons compter sur leur efficacité et leur réactivité dans toutes nos demandes d’outils personnalisés. Enfin, nous sommes très attentifs à la compatibilité de la solution avec les environnements en web 2.0, mais chaque chose en son temps. »

PME - La GED Novaxel a permis à CBC Aveyron de reprendre son activité après un incendie

2011-10-07T06:24:00.001-07:00

La société CBC Aveyron, concessionnaire Xerox et revendeur de solutions de gestion documentaire (Novaxel compte parmi ses fournisseurs) à Onet le Château (12), s’est équipée en solution de GED Novaxel en 2008 et a eu l’occasion d’en vérifier la grande efficacité à la suite d’un sinistre en début d’année. Au travers du témoignage de M. Nicolas Mouly, directeur général de la société, retraçons le rapport de la société avec sa solution de GED et la manière dont elle a surmonté, notamment grâce à Novaxel, un important sinistre qui aurait pu briser son activité.

• PROBLÉMATIQUE

« A l’origine, l’emploi d’une solution de GED nous intéressait à double titre, » se rappelle M. Mouly. « Il nous permettait d’une part de simplifier, d’accélérer et de protéger l’accès à nos données professionnelles ; et, d’autre part, de nous permettre de mieux comprendre les besoins pratiques de nos clients à qui nous fournissons précisément des solutions de GED. » Pour prendre une décision, CBC Aveyron avait l’embarras du choix entre différentes offres qui se distinguaient tantôt par leur polyvalence, tantôt par leur facilité d’utilisation et, bien entendu, leur rapport qualité-prix. Le premier critère pour M. Mouly a alors été d’opter pour la solution la plus simple d’utilisation car il savait que certains de ses collaborateurs pourraient rencontrer des difficultés de prise en main.

• CHOIX DE LA SOLUTION

« Suivant notre critère, c’est sans conteste la solution Novaxel qui correspondait le mieux, » explique M. Mouly. « Nous avons équipé dix postes sur notre site avec l’appui d’une conseillère de Novaxel, qui nous a apporté du conseil et a participé à la construction de notre arborescence. Son appui a été décisif. »

Autre aspect positif de la GED Novaxel : son extrême flexibilité. Il n’y a aucune obligation pour une société à tout dématérialiser. Cela convient parfaitement à CBC Aveyron qui peut ainsi laisser le choix à ses responsables de service de l’utiliser ou non, en fonction de leurs impératifs propres. Par exemple, le service RH dont la responsable préfère conserver ses documents sous forme papier dans des classeurs car n’a pas encore le besoin d’en disposer sous forme dématérialisée. En revanche, au service Commercial, la GED est aujourd’hui entièrement utilisée pour la gestion de la relation commerciale et des comptes clients.

• BÉNÉFICES

L’utilisation de la GED apporte un véritable confort de travail. Elle s’est révélée réellement indispensable à la suite d’un événement récent qui aurait pu briser le développement de CBC Averyon. En effet, un jour de fin janvier, après qu’un feu accidentel ait pris au cœur des locaux de la société, la grande majorité des documents professionnels se sont retrouvés très dégradés. L’équipe de CBC Aveyron avait comme défi à la fois de trouver de nouveaux locaux très vite, mais aussi de se rééquiper d’un parc entier d’ordinateurs incluant un serveur. Par chance, la société a trouvé des bureaux en quelques jours et, grâce à la sauvegarde externalisée de sa GED, a récupéré tous ses documents en quelques heures. Cinq jours après le sinistre, la société était à nouveau 100% opérationnelle !

• ÉVOLUTIONS

M. Mouly prend en compte les avantages qu’offre la GED dans le développement de nouvelles activités et services. Ainsi, en tant que concessionnaire Xerox, CBC Aveyron souhaite renforcer son offre sur les contrats de maintenance du fabricant. « Nous allons développer de nouveaux services et une nouvelle gamme de produits à court terme. Notre pratique commerciale actuelle de la GED nous assure une intégration dans notre système rapide et facile de ces nouveautés. Nous comptons donc sur la solution de GED Novaxel, par son confort, pour soutenir notre productivité. »

« Utiliser Novaxel est source de satisfaction pour notre équipe et, par conséquence, pour nos clients. Nous sommes sur une dynamique forte qui aurait pu s’interrompre brutalement cet hiver. Depuis le sinistre, nous avons embauché trois nouveaux commerciaux et comptons sur tous nos outils pour continuer notre développement, » conclut M. Mouly.

Grâce à Novaxel, Rossi Aero renforce sa relation client

2011-06-15T08:28:00.000-07:00

Société créée en 1975, la société Rossi Aero Equipements, Sous traitant de rang 1 sur les métiers de la mécanique de précision dans l’aéronautique civile, a accompagné le développement du bassin industriel aéronautique en Midi-Pyrénées. Cette PME de 45 salariés compte parmi ses clients AIRBUS, LATECOERE, LABINAL, EADS, AEROLIA et fournit, entre autre, les supports sur lesquels sont fixés le tableau de bord, les indicateurs, écrans et commandes installés dans les cockpits des A330, A340, A380 et ATR. En 2010, la société s’est équipée d’une solution de GED développée par NOVAXEL. M. Ginovart, directeur administratif et Financier de Rossi Aero, précise les enjeux, les cadres et les premiers résultats sur l’activité qui sont liés à cette évolution de sa société.

• PROBLÉMATIQUE

Premier point : le renouvellement du parc d’ordinateurs.
« Nous avions plusieurs problèmes sur les bras : renouveler notre parc informatique et bureautique tout en améliorant sensiblement la collecte et l’archivage de l’ensemble des documents entrant et sortant de l’entreprise, » explique M. Ginovart.

Deuxième point, une assimilation sans contrainte et positive d’un outil de GED.
« Nos collaborateurs avaient commencé, avec nos imprimantes multifonctions, à numériser leurs documents en fonction de leurs besoins propres, mais ne les regroupaient pas dans une base de données commune, globale, ce qui revenait à ne faire que la moitié du chemin. D’expérience, nous avons constaté qu’il y a toujours des freins dans l’adoption de nouvelles règles ou de nouveaux processus de travail, les collaborateurs n’aiment pas que l’on change leurs habitudes. C’est pourquoi nous avions comme critère essentiel d’avoir un outil extrêmement simple à appréhender, susceptible d’emporter rapidement l’adhésion de tous et qui s’intègre harmonieusement et sans effort dans les modes de fonctionnement de chacun. »

Troisième point, gérer l’augmentation des documents à sauvegarder.
« Notre société a dû faire face à une augmentation régulière du nombre d’employés et il fallait disposer de la ressource suffisance pour gérer la production et la sauvegarde de documents sensibles en augmentation, et qu’ils soient accessibles au plus grand nombre, de manière directe et facilitée. »

• CHOIX DE LA SOLUTION

« Nous nous sommes tournés vers un intégrateur, la société Kadys représentée par M. Julien LECONTE, le fondateur, qui se trouve être un ancien cadre de NOVAXEL et qui connaît particulièrement bien leurs solutions et les commercialise, » explique M. Ginovart. « Kadys nous a fait l’offre la plus intéressante, parfaitement adaptée à nos besoins, dimensionnée à notre parc de machines. Nous avons été séduit par le caractère intuitif immédiatement compréhensible de l’outil, ainsi que par la possibilité de permettre des accès internes et externes. Le petit plus qui a fait la différence c’est la possibilité d’ajouter des scripts au logiciel permettant un archivage automatique des documents. L’optimisation de l’outil par une parfaite compatibilité avec notre matériel informatique a fini de nous persuader de l’intérêt de choisir la solution de GED NOVAXEL. »

• BÉNÉFICES

Rossi Aero a, dans un premier temps, déployé la GED en interne et a scanné l’essentiel de ses documents archivés physiquement jusqu’en 2007, afin de se donner une visibilité à 5 ans sur les activités. Selon M. Ginovard, désormais 80% des documents, mails, courriers, documents de toute nature, sont dématérialisés et archivés. Ensuite, la société a décidé d’ouvrir l’accès de sa GED à ses clients et fournisseurs, via des accès contrôlés et limités, pour leur permettre d’accéder à leurs documents techniques, commerciaux, contractuels. Ce faisant, Rossi Aero crée les conditions d’une meilleure gestion de la relation clientèle grâce à sa solution de GED. « En jouant la transparence avec nos clients, prestataires et partenaires, nous créons une dynamique de croissance qui nous permet de renforcer la confiance tout en accélérant nos échanges. C’est extrêmement pratique pour un client qui doit placer urgemment des documents dans ses dossiers que nous pouvons consulter, et vice-versa. Ainsi rien ne se perd, » s’enthousiasme M. Ginovard.

• ÉVOLUTIONS

La recherche d’amélioration dans la gestion de la relation clientèle est à considérer en lien avec une démarche Qualité propre à Rossi-Aero. En d’autres termes, la société toulousaine souhaite obtenir une certification ISO 14001 relative au respect de l’environnement par la gestion des consommables informatiques, des produits toxiques, la maîtrise énergétique, et, avec l’appui de l’outil de NOVAXEL, la dématérialisation généralisée des documents internes et externes de l’entreprise. « Nous sommes très sensibles à l’adoption d’un comportement écologiquement vertueux dans notre environnement professionnel, » explique M. Ginovard. « De fait, notre GED orientée relations client s’inscrit dans un plan plus vaste de maîtrise de nos émissions de déchets, de consommation énergétique et de notre utilisation optimale de tous les consommables bureautiques, comme le papier ou les cartouches d’encre. Notre dernière revue qualité nous encourage à viser des objectifs de bonne gestion à même de correspondre à une norme ISO précise, la 14001, qui a avant tout de la valeur pour nous au niveau de l’accomplissement citoyen et professionnel. Notre solution de GED nous aide déjà énormément en cela et il n’y a aucune raison de s’arrêter en si bon chemin ! »

Comment un outil de GED peut aider l'organisation d'une maison de retraite

2011-06-15T08:26:00.000-07:00

L’association reconnue d’utilité publique La Vie active, qui rayonne sur tout le nord de la France et jusqu’en région parisienne, compte à ce jour soixante-cinq établissements médicaux sociaux et parmi eux neuf établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD). Mme Luigina de Francesco dirige depuis quelques années un EHPAD à Longuenesse dans le Pas-de-Calais (62) et a depuis 2009 installé un outil de GED baptisé Organiged, développé par Novaxel et vendu par Ricoh en marque blanche. Elle a accepté de détailler les raisons qui l’ont fait opter pour une solution GED qui équipe désormais 5 postes dans son établissement.

• PROBLÉMATIQUE

Comme bien souvent, la nécessité d’un outil de GED est apparu suite à l’effacement accidentel des données professionnelles. Par ailleurs, l’EHPAD de Longuenesse connaissait des petits soucis d’archivage et d’accès aux données, comme l’explique Mme de Francesco : « Nous recevons régulièrement des appels d’institutions à propos de nos résidents et, par exemple, lorsqu’il fallait communiquer ne serait-ce qu’un numéro de sécurité sociale, cela pouvait prendre de nombreuses minutes de recherche et presque autant de temps pour ranger de nouveau le dossier. Les données étaient éparpillées, présentes tantôt dans des mails, tantôt dans des classeurs sous forme papier. Nous avons très vite pris conscience que de mettre tous nos documents sur un serveur allègerait considérablement ces temps de traitement. Nous voulions avoir non seulement les dossiers de résidents sous la main, mais également ceux du personnel. »

• CHOIX DE LA SOLUTION

C’est à l’occasion d’un changement de poste informatique et de photocopieur que le responsable du compte chez Ricoh a proposé l’outil OrganiGED, solution de GED développée par NOVAXEL. « C’était, somme toute, simple et cohérent d’associer notre nouvelle imprimante multifonction avec un outil de GED dont on pouvait être sûr qu’il fonctionnait parfaitement avec la machine, » précise Mme de Francesco. « Nous avons fixé notre choix sur la facilité d’utilisation d’OrganiGED, qui est suffisamment polyvalent et souple pour s’adapter à nos spécificités métier, comme la protection des données sensibles, les rapports confidentiels de soins, etc. »

• BÉNÉFICES

Le premier bénéfice est incontestablement la confiance accordée désormais à la pérennité des documents. Ensuite, les gains de temps et de confort de travail très nettement améliorés pour les collaborateurs utilisant OrganiGed. Mme de Francesco ajoute : « Nous sommes sensibles à la possibilité d’emporter notre base de données dans un ordinateur portable après une mise à jour et ainsi se déplacer en confiance à des réunions sans avoir à transporter des tonnes de dossiers. »

• EVOLUTIONS

« Nous sommes attentifs à toutes les possibilités d’amélioration et d’évolution que peut procurer notre outil de GED, » précise Mme de Francesco. « Pour prendre les choses dans l’ordre, nous devons commencer par mieux former nos personnels susceptibles d’utiliser OrganiGED et réussir à créer des automatismes qui à terme seront bénéfiques pour tous. Ensuite, notre solution de gestion électronique des documents peut tout à fait être utilisée comme outil de communication, pour transmettre consignes, rendez-vous, notes internes avec un suivi des consultations. Cela concerne potentiellement tout de même près de 70 personnes. Etant pionnier en matière de GED dans notre association, nous sommes ouverts d’une part à partager notre expérience et d’autre part à avancer par exemple sur l’authentification de certains documents en leur intégrant des certificats électroniques, ce qui leur donnent une valeur légale et ce qui nous protège contre d’éventuels litiges.»

L'ordre des experts comptables d'Orléans, comme celui de Niort, de Dijon, de Lyon... Pionniers dans la mise en place et l'utilisation de la GED Novaxe

2011-06-15T08:24:00.000-07:00

Le bureau de l’Ordre des Experts Comptables d’Orléans compte deux salariées permanentes, la Secrétaire générale et son Assistante Mme Florence Jambut. Par nature, son rôle et les documents traités et conserver sont extrêmement sensibles. Des Experts Comptables siègent et interviennent dans différentes commissions : litiges, exercice illégal, contrôle qualité, d’autres viennent compléter leur formation. L’installation d’un outil de GED sur lequel neuf postes sont connectés a sensiblement modernisé les pratiques et accéléré les accès aux documents.

• PROBLÉMATIQUE

Les Experts-Comptables font partie des métiers qui sont extrêmement soucieux de la bonne tenue des documents archivés, d’origine papier ou numérique. Leur Ordre à Orléans partage évidemment cette problématique et c’est logique que, depuis trois ans à présent, les nouveaux documents qui lui parviennent soient systématiquement numérisés et que les anciens qui reposaient dans d’immenses armoires soient progressivement dématérialisés (numérisés) et de fait beaucoup plus faciles à retrouver et à assembler. « A chaque réunion du conseil il fallait préparer les dossiers attenants pour chaque membre, réunir les pièces, les vérifier, faire un travail de fourmi tant en amont de la réunion qu’à son issue où nous devions les ranger et ajouter ceux qui résultaient de la réunion, » explique Florence Jambut. « Pour le dire en toute franchise, c’était une activité chronophage et peu enthousiasmante. C’est pourquoi, suivant la recommandation du Président de l’Ordre qui en avait déjà expérimenté les vertus, nous avons décidé de nous équiper d’une solution de GED. »

• CHOIX DE LA SOLUTION

Lorsqu’il s’est agi de trouver le bon prestataire, l’Ordre s’est appuyé sur des retours d’expérience de ses membres et NOVAXEL est apparu dans les échanges. Comme souvent, c’est un utilisateur qui a été le meilleur promoteur d’une solution. « Nous cherchions une solution à notre dimension, qui était capable de répondre à nos problématiques métier sans que nous ayons à patauger sans assistance dans une ergonomie trop complexe, » poursuit Mme Jambut. « Une de nos particularités tient au fait que nos utilisateurs sont par définition de passage, ce sont nos membres qui tiennent à honorer leurs réunions mais surtout à ne pas perdre de temps. Nous avions comme critère de leur offrir un accès facilité, direct et personnel à notre base de données et cela a naturellement compté dans notre décision. »

• BÉNÉFICES

L’accès aux données et documents s’avère beaucoup plus rapide et le gain de temps, sans parler du confort de travail, s’en trouve sensiblement amélioré. « Pour donner un exemple, j’estime à 50% le gain de temps sur la gestion de la formation par le biais de notre solution de GED, » témoigne Mme Jambut. « Nous avons en outre le contrôle sur les données qui ne sont accessibles qu’en interne, il n’y a aucune possibilité de se connecter à notre serveur de l’extérieur. Là où c’est amusant, c’est que nous pouvons désormais sortir de notre bureau avec toute notre base dans un seul ordinateur portable, ce qui élargit de fait notre champ d’action et c’est plutôt inédit dans notre métier. Novaxel nous a très bien formé en nous donnant les clés pour facilement transmettre à nos membres les quelques points à connaître concernant leur système. Enfin, il est flatteur d’être pionnier parmi les ordres des experts-comptables à adopter une solution de GED et nous avons plaisir à échanger sur notre retour d’expérience et notre architecture dédiée. Nous participons ainsi directement à la modernisation de nos métiers, ce qui est motivant. »

• EVOLUTIONS

A l’heure actuelle, l’Ordre n’a pas intégré sa comptabilité à son outil de GED et cela représente donc une étape pour 2012. « J’aimerai beaucoup que la comptabilité soit également intégrée, car je sais d’expérience que cette tâche bénéficiera aussi d’une accélération de son traitement pour le confort de tous. Nous avançons pas à pas dans l’adoption de ces outils et par bonheur les temps sont maintenant éloignés et ne reviendront plus où il fallait encore tout classer dans des casiers ou des classeurs épais, lourds et délicats à transporter, » conclut Mme Jambut.

Avec Novaxel, le groupe Guenon passe au grand cru en matière de GED

2011-06-15T08:22:00.000-07:00

Fondée en 1963, la société SARL Guenon et fils, devenu depuis le groupe Guenon par croissance externe, installée et rayonnant dans le Sud-Ouest, a pour activité le négoce et la gestion de matériels vinicoles et agricoles. Cette PME réunit 140 salariés spécialisés dans les tracteurs, les moissonneuses batteuses et autres machines à vendanger. L’essentiel de son activité se concentre sur la revente de machines et il dispose d’un bureau d’étude capable de répondre à des demandes de solutions et produits sur-mesure. Le groupe vend du matériel traditionnel comme du matériel de pointe, à l’instar d’une trieuse de vendange avec système optique. La société s’est équipée d’une solution de GED NOVAXEL depuis 4 ans.

• PROBLÉMATIQUE

Le besoin d’une solution de gestion électronique de documents s’est fait dans un premier temps sentir pour les ressources humaines. Arnaud Guenon, directeur du groupe, explique : « Nous sommes repartis de sept sites différents et notre groupe est lui-même composé de plusieurs sociétés. Ces sociétés disposent de leurs propres serveurs et bases de données, et seule la base dédiée aux ressources humaines est partagée. Il était essentiel, pour la bonne transmission des contrats, notamment des intérimaires, d’avoir la possibilité de les consulter d’un site à l’autre sans avoir à transporter des valises de documents papier. C’est devant la pertinence et la force de l’outil NOVAXEL que nous avons décidé d’élargir ses attributions à tous les compartiments de notre société. »

• CHOIX DE LA SOLUTION

Le groupe Guenon est passé par la société IRIUM pour mettre en place la solution de GED NOVAXEL. « Notre premier besoin était identifié, nous avons essayé NOVAXEL pour les ressources humaines puis étendu à l’ensemble de notre système d’informations, mais nous n’avons pas demandé à la société lyonnaise d’appliquer des modifications spécifiques car l’architecture est suffisamment souple et polyvalente pour que nous n’ayons pas eu à effectuer d’éventuelles adaptations. En outre, l’offre commerciale, avec un service central à coût fixe et des modules complémentaires à la carte, convient parfaitement au groupe qui, poursuivant sa croissance, détecte de nouveaux besoins. »

• BÉNÉFICES

« Nous avons immédiatement apprécié d’avoir un accès direct et très facile à tous les documents, quel que soit le poste dans l’entreprise où nous nous situons, » indique M. Guenon. « Cela représente un gain de temps considérable, nous évitant de nous perdre dans la paperasse, donnant par ricochet une bonne économie d’échelle à tous les collaborateurs. Le système de contrôle des accès est aussi un atout : je détermine qui peut accéder aux bases de données en dehors du groupe. »

• ÉVOLUTIONS

Le groupe Guenon prévoit un renforcement de ses outils de GED pour améliorer et lisser la chaîne de commandes et de validation des factures en magasins, par la mise en place d’un système commun d’archives, accessible à la fois en backoffice et sur tout au long de la chaîne logistique. « C’est fondamental de pouvoir si besoin imprimer une facture sur un quai de livraison pour remplacer celle qui aurait pu être abîmée par le transport ou dégradée ; cela permet en outre aux responsables de site d’avoir en direct une vision de la chaîne logistique, s’assurer que les différentes phases sont respectées et validées. C’est également une manière de conforter la relation avec nos clients et revendeurs, qui savent que tout est facilement disponible, que tout litige peut être solutionné très vite. Cette confiance est fondamentale dans les métiers autour du vin, dans le monde agricole, où tout se sait vite et où tout problème peut entraver le bon développement commercial.

Privé - Novaxel Family facilite la vie des malades

2011-03-10T00:08:00.000-08:00

Bonjour chers lecteurs,
Ci-dessous un mail reçu d'un utilisateur de Novaxel Family, qui a trouvé dans la GED un outil facilitant l'accès à ses documents au quotidien rendu difficile par son handicap.
Ce témoignage est vraiment gratifiant, émouvant même, et donne tout son sens à notre leitmotiv : Novaxel, la GED Friendly User.

"Madame,
Je fais suite à mon appel téléphonique de ce jour où l'on m'a donné votre adresse mail.

J'utilise Novaxel Privé pour mes besoins personnels depuis la parution de l'article dans Micro-Hebdo.

Je suis tétraplégique (Myopathie) et j'ai tout de suite compris l'avantage que pouvait m'apporter votre formidable logiciel que vous avez bien voulu mettre à disposition gracieusement ce dont je remercie vivement.

Pour trouver instantanément un document sans pour cela manipuler des classeurs (ce qui est très difficile pour moi) j'utilise quotidiennement Novaxel, logiciel bien pensé, bien conçus. Merci à votre équipe.
Jour après jour, je numérise tous les nouveaux documents que je reçois, ainsi que mes archives. (relevé de banque, documents administratifs, fiches de paie, etc...)

Aujourd'hui à l'ouverture de Novaxel, un message m'a annoncé qu'il ne me restait plus que 999 documents à incorporer dans le cadre de ma licence gratuite et de prendre contact avec vous, ce que je fais.

Je souhaiterai obtenir de votre part un complément de licence mais tout dépend de vos conditions, mes moyens financiers de retraité étant très limités.

Dans l'attente de votre contact je vous prie de croire, Madame, à ma profonde considération."

Assurance - La société d’expertise exppass témoigne de son utilisation avancée de novaxel dans la gestion des documents, au coeur de son activité

2011-02-28T05:32:00.000-08:00

EXPPASS, société d’expertise en responsabilité civile, fondée en 1998,
est missionnée par, notamment, des grosses sociétés d’assurance pour déterminer les preuves de responsabilités dans des dossiers de sinistres industriels. Utilisatrice de la solution NOVAXEL depuis 14 mois, elle observe un gain considérable dans le temps consacré à la gestion documentaire, l’accès à un document est ainsi de trois à cinq fois plus rapide qu’auparavant.
PROBLÉMATIQUE

« Le métier d’expert en responsabilité civile, mêlant des compétences techniques et de droit, requiert la capacité d’être capable, à partir d’une masse très importante de documents professionnels, de détecter les éléments qui feront sens dans la reconstitution d’un sinistre. Ainsi, la chronologie, l’ordre de communication, la très bonne conservation des documents sont primordiaux pour établir une analyse crédible et sérieuse, » déclare Michel Passemard, fondateur d’Exppass. Par commodité et usage, nombre de documents sont transmis par mail et cela est chronophage de devoir les extraire, les renommer et les classer en fonction des dossiers en cours concernés. La nécessité d’utiliser des outils de gestion de documents adaptés et modulables s’est donc fait sentir très tôt.

CHOIX DE LA SOLUTION

Les critères de choix d’une solution dépendent des impératifs généraux ainsi que des spécificités métier assez contraignantes. Par exemple, dans la mesure où l’expert est sollicité parfois sur des durées qui peuvent être courtes, il a pour obligation d’avoir à disposition tous ses documents sous la main pour pouvoir s’y référer, les produire ou les analyser de manière immédiate. Pour se faire, il a besoin d’avoir ses bases de données quotidiennement à jour entre son espace de travail au bureau et les sites où il doit se rendre. Synchroniser l’ordinateur portable avec l’outil bureautique via NOVAXEL est donc vital.

BÉNÉFICES

En dehors du gain de temps indiqué plus haut, la solution de GED NOVAXEL est devenue par la force de l’habitude l’un des coeurs du processus de traitement des documents de M. Passemard. Dans mon bureau, trois écrans sont alignés avec d’un côté Outlook, au milieu NOVAXEL et à droite l’environnement Windows avec notamment les fichiers excel ou word sur lesquels je travaille. Le bouton NOVAXEL intégré dans Outlook est devenu indispensable pour traiter des documents attachés proprement et très vite. »
« Mon utilisation de la solution NOVAXEL est en réalité beaucoup plus avancée que pour un utilisateur lambda, » précise M. Passemard. « Par l’entremise du directeur technique de la société, Henri-Pierre Cubizolles, j’ai soumis des demandes techniques précises, comme un module spécifique pour la datation des fichiers, réalisé par les ingénieurs informaticiens de NOVAXEL, dans un rapport gagnant/gagnant.
En effet, en créant un dialogue dynamique avec l’équipe de NOVAXEL, en la confrontant à
des problèmes métier précis basés sur l’expérience et le pragmatisme, elle complète son offre et ses outils et j’en profite au plus vite pour améliorer encore mon confort de travail et mon efficacité, »ajoute M. Passemard.

EVOLUTIONS

En plus d’attendre avec intérêt les évolutions et mises à jour régulières de sa solution, M. Passemard sait qu’il peut compter sur l’équipe chargée du back-office chez NOVAXEL qui a toujours su se rendre disponible et à l’écoute de ses questions, demandes et besoins. Comme il ne cesse jamais de chercher toutes les améliorations possibles pour augmenter sa performance, il ne manque(ra) pas de relancer NOVAXEL. « Je leur demande déjà beaucoup, j’ai toujours plein d’idées, alors je dois classer par ordre de priorité mes besoins. Mais je souhaite juste que notre excellente relation professionnelle perdure, dans notre intérêt commun et avec toujours la même convivialité, » conclut M. Passemard.

PME - Biogema refond et restructure son organisation papier grâce au logiciel de ged novaxel

2011-02-28T05:27:00.000-08:00

BIOGEMA, fabricant de retardants chimiques pour les feux de forêt choisit NOVAXEL, pionnier et numéro un en France de la GED intuitive, pour procéder à la refonte de son organisation papier et pour structurer ses flux documentaires.

PROBLEMATIQUE

Basée à Aix-en-Provence (13), la société BIOGEMA est spécialisée dans la fabrication de retardants chimiques pour les feux de forêt. Cette PME de sept personnes créée en 1985, compte une dizaine de clients français et internationaux, dont notamment La Sécurité Civile Française et La Sécurité Civile Italienne.
Arrivé début 2010, Pierre Schneider, responsable administration et qualité chez BIOGEMA, fait le constat du lourd héritage papier laissé à la petite société française. Lui-même fortement imprégné de la culture « sans papier », il décide alors de partager son expérience d’organisation et de faire appel à un spécialiste pour mettre en place une solution de GED afin de structurer et d’organiser au mieux l’information.

CHOIX DE LA SOLUTION

Pierre Schneider se met en quête d’un logiciel capable de répondre à ces problématiques, et retient, en avril 2010, huit acteurs du marché des solutions de GED. Après avoir rencontré et testé chacune des offres, NOVAXEL se démarque finalement en raison de sa simplicité, de ses fonctionnalités et de l’aspect technique bien maîtrisé par l’équipe. « J’ai vivement apprécié la démarche de NOVAXEL, qui, sans chercher à vendre à tout prix un logiciel, s’est appliqué à nous en démontrer la qualité et l’efficacité, » déclare Pierre Schneider.

Au final, ce sont la facilité de mise en œuvre et d’utilisation du logiciel, qui présente une interface intuitive, ainsi que la qualité d’accompagnement des formateurs NOVAXEL auprès des six utilisateurs de la GED chez BIOGEMA qui ont favorisé l’adhésion. « La majorité des collaborateurs n’avait jamais travaillé avec ce type d’outil, cela les effrayait un peu au début mais grâce à la clarté de la formation et à la convivialité du logiciel, nous les avons facilement convaincus, » explique Pierre Schneider.

L’implémentation du logiciel et son utilisation pour organiser et structurer tous types de documents (e-mail, .ppt, .xls, .doc, photos, pièces jointes, etc.) ont pu ainsi être effectifs dès le mois de mai 2010. Avec ce système, c’est 15 000 documents qui sont ainsi gérés grâce au logiciel de GED et trois à quatre armoires de papier ont ainsi pu être libérées.

BENEFICES

La solution de GED a su faire valoir ses points forts auprès des utilisateurs de la société BIOGEMA, tous unanimes sur l’intérêt et l’utilité d’un tel logiciel. Sa rapidité de recherche (en mode raisonné ou par mots clés) est jugée comme « assez extraordinaire », « conviviale » en raison de son interface accueillante et ergonomique, les utilisateurs y retrouvent facilement leurs repères.

De plus, le logiciel Novaxel intégrant les flux d’e-mails, les utilisateurs bénéficient désormais d’une gestion globale de l’information auparavant éparpillée entre les architectures Windows et toutes celles reproduites à l’identique dans les boîtes de messageries. NOVAXEL est devenu l’unique intermédiaire entre les utilisateurs et l’ensemble des documents de l’entreprise.

Enfin, BIOGEMA étant certifiée ISO 9001, elle est auditée chaque année pour démontrer sa capacité à mettre en place « une organisation efficace, qui permet de fournir des produits ou services de qualité conformes aux exigences spécifiées contractuellement ». Ainsi, NOVAXEL lui permet de répondre à deux des six procédures obligatoires de l’ISO 9001, qui sont : « la maîtrise de la documentation et la maîtrise des enregistrements relatifs à la qualité ».

Constructeur - Dassé Constructeur porté par la dématérialisation

2011-01-20T02:54:00.000-08:00

DASSÉ Constructeur est une entreprise spécialisée dans la construction de bâtiments modulaires principalement à destination des services publics et des entreprises du tertiaire (crèches, écoles, bureaux, etc.). Créée en 1954, cette société de 90 personnes se situe en région Aquitaine, dans la petite ville de Castets (Landes), et réalise environ 200 bâtiments par an.
De part la nature même de ses clients, la société est quotidiennement confrontée à une problématique de gestion de papier de grande envergure. De plus, l’organisation hétérogène des services révèle un manque de structuration et d’accès à l’information qu’il était nécessaire de pallier.

« Nous travaillons majoritairement avec les services publics français, et nous avons énormément de documents à gérer avec l’obligation de les garder x années. Du coup, les dossiers étaient parfois énormes et, pour s’y retrouver, sachant que la problématique de l’un n’est pas la problématique de l’autre, ce n’était pas toujours évident, » explique M. Etcheber, responsable des systèmes d’information.

Face à ce constat évident, s’ajoute celui d’une information disparate dans l’entreprise et d’un accès parfois compliqué aux documents papier archivés. Dès lors, M. Etcheber choisi de mettre en place une solution de GED. Après une première approche en 2008, période à laquelle il étudie le marché, les offres et procède à quelques essais, la tentative est finalement abandonnée face à la complexité des solutions vues et du coût excessif.

Néanmoins, l’idée continue de faire son chemin et le projet est finalement relancée à la mi 2009, poussée par la politique de dématérialisation appliquée par l’entreprise à l’ensemble de ses documents (utilisation de certificats électroniques compris). Aussi, acquérir une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) apparait de nouveau comme une étape importante de l’entreprise dans sa démarche de dématérialisation.
La découverte du logiciel NOVAXEL apparait comme une bénédiction tant la solution répond aux besoins exprimés par DASSÉ Constructeur, notamment en termes : d’accès (facilité et gestion des droits), d’organisation et de hiérarchisation de l’information. Sans oublier l’aspect tarifaire sur lequel NOVAXEL se montre très compétitif.

Afin de parfaire l’installation du logiciel et de comprendre les besoins exacts et spécifiques propres à l’activité de DASSÉ Construteur, NOVAXEL a procédé à un audit. L’objectif étant d’observer le fonctionnement interne relatif au transfert d’informations internes/ externes, pour adapter l’architecture existante du logiciel de GED au fonctionnement de l’entreprise. L’arborescence a ainsi été personnalisée et les droits d’accès aux différents dossiers contenus dans le logiciel, ont été définis.
« Nous avons une arborescence ‘étude’, ‘affaire’, et quelqu’un qui a accès à une arborescence étude n’a pas accès à une arborescence affaire, et inversement. Ou alors seulement en consultation mais pas en modification. Par exemple, à distance, nos commerciaux ne peuvent accéder qu’à leurs propres affaires, ils n’ont aucune vision sur les documents des autres commerciaux. En interne, nous avons également défini des droits, en fonction desquels il sera possible de consulter et/ou modifier certains fichiers, certains dossiers, » indique M. Etcheber.
Suite à cela, des sessions de formation ont été organisées à raison d’une personne par service, pour assurer le support NOVAXEL en interne, avant de remonter l’information à M.Etcheber, puis à NOVAXEL si besoin.

BENEFICES

Auparavant, le personnel éprouvait des difficultés à retrouver l’information, à s’organiser, notamment les personnes des services construction, fabrication, gestion administrative ou encore comptabilité. Contrairement au service étude par exemple, situé en amont d’une affaire, celui-ci retrouvait donc plus facilement l’information sans se préoccuper de ce qui se passait ensuite.
NOVAXEL a permis la mise en place d’une réelle organisation, la solution a simplifié l’accès aux documents mais elle l’a également structuré en donnant une enveloppe uniforme et commune à toute l’organisation de l’entreprise. Sans compter le gain de temps octroyé par le logiciel qui libère les collaborateurs de déplacements répétitifs et sans valeur ajoutée, à la recherche de documents dans les différents services.

EVOLUTIONS

Après la GED, M. Etcheber prévoit à terme la mise en place d’un système de workflow, encore absent à ce jour. « C’est une évolution possible et envisagée, et c’est une des raisons pour lesquelles nous avons retenu NOVAXEL puisque la société dispose également d’un module de workflow que nous installerons dans un second temps. Grâce à cela nous espérons accélérer le traitement de l’information, éviter des oublis ou la perte de documents, etc., » confie M. Etcheber.

Privé - La mise à jour de Noël.

2011-01-03T01:29:00.000-08:00

E-mail reçus durant les fêtes de fin d'année :

Bonjour,
Permettez-moi de vous présenter mes meilleurs vœux pour la nouvelle année et par la même occasion de vous remercier de la mise à jour gratuite pour NOËL de NOVAXEL., mise à jour qui a bien fonctionnée.
J’utilise couramment NOVAXEL pour le classement de mes papiers en tant que particulier et je dois vous féliciter pour votre logiciel qui est très performant (je l’ai connu par « micro hebdo »).
Cordialement.

Bonjour Monsieur CUBIZOLLES,

Je vous remercie de votre aide et de celle d’EMMANUEL qui n’a pas perdu sa gentillesse et sa courtoisie.

Je reste toujours épris de votre logiciel « NOVAXEL », après ma retraite professionnelle.

Je l’ai, en effet, toujours conservé pour la gestion « privée » avec toujours le même bonheur de retrouver tout document à l’instant…

Bonne fêtes de fin d’année

Immobilier - Century 21 Alliance Conseils classe et recherche ses documents immobiliers grâce à la GED Novaxel

2010-12-13T02:41:00.000-08:00

CENTURY 21 Alliance Conseils de Nogent-sur-Marne (94), agence immobilière franchisée, choisit la solution de gestion électronique de documents NOVAXEL pour mettre en place une politique d’organisation informatisée, de classement et de recherche des informations relatives aux transactions, locations et gestion de biens immobiliers.

PROBLEMATIQUE

Gilles Mallet, directeur de CENTURY 21 Alliance Conseils cherchait une solution qui permette à ses commerciaux de se concentrer exclusivement sur des actions à valeur ajoutée. La lourdeur de la gestion administrative pesant quotidiennement sur l’entreprise en temps et en argent, il était nécessaire de pouvoir absorber davantage de volume, de faciliter l’accès aux dossiers, tout en réduisant les dépenses et en œuvrant en faveur de l’écologie.

CHOIX DE LA SOLUTION

CENTURY 21 Alliance Conseils s’est intéressée à la Gestion Electronique de Documents en 2008. A cette époque, le marché immobilier connaissait la crise et comme dans beaucoup de sociétés, un certain nombre d’investissements ont été gelés. Depuis, la conjonction économique s’est redressée, et même si la crise n’est pas tout à fait terminée, l’agence immobilière CENTURY 21 Alliance Conseils a décidé de remettre à l’ordre du jour le remplacement de son photocopieur RICOH par un système multifonction couplé à une solution de Gestion Electronique de Documents.
La décision de mettre en place une solution de GED intervient dans le cadre d’une réorganisation générale de l’information dans l’entreprise ayant pour but de créer davantage de valeur ajoutée. Gilles Mallet, directeur de CENTURY 21 Alliance Conseils a donc profité de cette période d’activité ralentie pour réfléchir à la meilleure façon de structurer l’information dans son entreprise.
Conscient de l’évolution du métier d’agent immobilier, et de la place prépondérante de l’outil informatique, Gilles Mallet choisit la GED de classement NOVAXEL pour l’aider dans cette démarche de classement et de recherche de l’information.
Retenue sur sa capacité à prendre en compte les volumes considérables de papier inhérent à la profession, à répondre aux besoins d’accès rapide et facile à l’information, à son paramétrage intuitif, NOVAXEL est installée en mai 2010. De plus, la société Ricoh en proposant une solution copieur/GED adaptée à ce projet de dématérialisation, s’est montrée très compétitive.
Comme pour chacune de ses installations, NOVAXEL a assuré quelques heures de formation pour accompagner l’équipe de six personnes de CENTURY 21 Alliance Conseils et l’aider à se familiariser avec l’interface utilisateur. Le logiciel fourni avec une arborescence métier, personnalisable à souhaits, est désormais selon Gilles Mallet « un outil opérationnel à 100%. » Une fois entrés dans la GED NOVAXEL, les documents peuvent être renommés avec une codification pertinente, permettant d’identifier et de rechercher plus facilement un document. CENTURY 21 Alliance Conseils a choisi également d’associer un logiciel de reconnaissance de caractères (OCR) au logiciel de GED NOVAXEL afin d’intégrer une fonction permettant la recherche d’informations dans le corps même des documents intégrés à NOVAXEL (Full text) et d’optimiser la place disque sur le serveur.
Le métier d’agent immobilier est un métier plus compliqué qu’il n’y parait tant il fait appel à des compétences commerciales mais également juridiques. « Nous sommes amenés à rédiger des actes à partir de documents transmis entre autres par les notaires ou par les clients ; la GED couplée au logiciel OCR apporte une valeur ajoutée indispensable pour sécuriser la rédaction et retrouver facilement et rapidement un document juridique rédigé avec une clause particulière il y a 3 ans, par exemple, » explique Gilles Mallet.

BENEFICES
L’arrivée de la solution de GED a été parfaitement bien vécue par toute l’équipe : il est facile de s’y retrouver car l’organisation de l’armoire virtuelle est la même que celle qui existait en version physique. « Nous avons strictement reproduit notre organisation physique dans celle de la GED. Nous avons transposé tout ce schéma à quelques contraintes près, mais cela était relativement simple car nous étions déjà très bien organisés, » commente Gilles Mallet.
Deux principales bibliothèques ont donc ainsi été créées dans NOVAXEL : l’une nommée « commercial » et l’autre « direction ». L’accès aux informations étant sécurisé, seuls le directeur et l’assistante disposent d’un accès à la bibliothèque « direction » contenant les informations clés de l’entreprise, administratives, RH, etc. De la même manière, bien qu’elle puisse accéder à la bibliothèque « direction », la secrétaire ne verra pas le dossier RH. Les collaborateurs quant à eux ont un accès limité à la « consultation » des documents de la bibliothèque « commercial », sans pouvoir modifier l’arborescence. Des dossiers types, prêts à l’emploi, sont créés automatiquement, afin que l’agent commercial puisse toujours trouver un dossier disponible, correspondant à son besoin de classement (client, mandat, vendeur, acheteur, etc.).
Dès les premiers mois d’utilisation, Gilles Mallet reconnait combien la GED NOVAXEL est un logiciel intuitif, souple et adapté au métier de son entreprise. Il constate également une diminution réelle des allées et venues improductives de ses collaborateurs : « Rien que de ne plus constater les allers-retours nombreux des commerciaux, les dossiers papier laissés en désordre, ou encore les dossiers à sortir une fois, deux fois, trois fois…dans la même journée, c’est déjà très appréciable, » s’exclame Gilles Mallet.

EVOLUTION A VENIR

En faisant appel à NOVAXEL, CENTURY 21 Alliance Conseils se montre non seulement novatrice dans l’organisation appliquée à l’entreprise, mais également visionnaire en pensant dès aujourd’hui à l’usage qu’elle en aura demain. En effet, en prévision de la création d’un nouveau service de gestion de biens immobiliers qui viendra s’ajouter au catalogue des prestations début 2011, Gilles Mallet, directeur de l’agence CENTURY 21 Alliance Conseils, souhaite utiliser la GED pour l’aider dans la gestion de ce nouveau département, très consommateur de documents et de classement et pour offrir un acces aux clients qui consulteront directement sur Internet certains documents.
A terme, la gestion des informations comptables est une évolution également souhaitée par l’agence immobilière.

WebTV - France Télévision choisit Novaxel pour la gestion electronique de documents de www.lesite.tv

2010-12-13T02:37:00.000-08:00

Lesite.tv est le GIE de France 5 spécialisé dans la distribution de vidéos éducatives

La solution de Gestion Electronique de Documents (GED) de NOVAXEL équipe depuis plusieurs mois lesite.tv, qui propose un catalogue de vidéos pédagogiques aux professeurs et aux établissements scolaires. Basée à l’origine sur le document papier, la gestion des commandes de vidéos par les abonnés est passée grâce à Novaxel, au document numérisé, entraînant de substantiels gains de temps, de réactivité et de fluidité.

www.lesite.tv
Lesite.tv est un GIE dépendant de France 5 au sein de France Télévisions. Sa mission est de proposer un catalogue de vidéos éducatives aux enseignants (professeurs des écoles, d'histoire-géographie, de Sciences de la Vie et de la Terre), élèves et établissements scolaires. Les vidéos sont classées en fonction des points clés des programmes scolaires et avec elles sont fournis des livrets pédagogiques servant de guide en classe. Le catalogue de Lesite.tv rassemble au total 2700 vidéos.

Gérer un flux de milliers de formulaires
Les formulaires de demande de vidéos arrivent en provenance des 6500 établissements scolaires. Précédemment, ils étaient placés dans des classeurs sur des étagères. Chaque établissement recevait un identifiant unique, et trois classeurs. Chacun d’eux était réparti en fonction de la région, et recevait les documents correspondant aux échanges avec Lesite.tv : le premier pour les factures, le deuxième pour les abonnements et le troisième pour les courriers divers. Cette organisation, classique et logique, générait une lourde consommation de temps en accès aux informations, en traitement ou en suivi des demandes des abonnés. Il devait être possible d’utiliser la technologie pour devenir plus performant. Un Appel d'Offres est donc lancé en novembre 2009. « Parmi les offres reçues, celle de Novaxel a émergé du lot comme la plus simple, la plus conviviale, la plus ergonomique, à performances et prix par ailleurs estimés équivalents, » explique Michael Balensi, responsable du suivi clients. « Et d'ailleurs nous avons par la suite constaté que la mise en œuvre du logiciel Novaxel s'effectuait sur le terrain quasiment sans formation. »

Intégration avec la Gestion Commerciale SAGE 100
Des gains de temps et de réactivité très significatifs sont apportés au niveau de la consultation des documents et de la relation commerciale, mais en plus, Novaxel en classant automatiquement toutes les éditions en provenance de Sage 100, génère ainsi des gains de productivité importants. « Cette interface entre nos solutions est le fruit d’un partenariat réussi avec SAGE, et d’une volonté commune d’apporter des solutions intégrées et de qualité à nos Clients, » souligne Martine Joulia-Cubizolles, DG de Novaxel »

Ainsi les factures sont crées dans la Gestion Commerciale Sage 100, puis classées automatiquement et expédiées au client par mail grâce au logiciel de GED Novaxel « Les écoles pour la plupart ne sont pas encore équipées pour recevoir par mail des factures en format PDF, mais d’autres établissements, comme les collectivités locales, les lycées et les collèges le peuvent, » indique Hervé Gérard, directeur administratif et financier. « Nous n'imprimons presque plus rien, ce qui est bon pour l'environnement et pour le porte-monnaie. Au lieu d'aller physiquement à la recherche de documents épars, désormais nous accédons en quelques secondes à l'ensemble des documents relatifs à un client donné : formulaire d'abonnement, confirmation de commandes, devis, factures éditées par Sage 100, courriers, tout cela à partir d'un seul identifiant, grâce à notre GED NOVAXEL. »

CDG - Le CDG82 met en place le "Bureau sans Papier"

2010-12-13T02:36:00.001-08:00

Le Centre de Gestion du Tarn-et-Garonne (CDG82), établissement public principalement chargé de la gestion de carrières de plus de 3500 agents territoriaux du département 82, étend son projet de dématérialisation aux procédures du contrôle de légalité grâce à la solution NOVAXEL.

PROBLEMATIQUE

Le Centre de Gestion du Tarn et Garonne (CDG82) est un organisme public dont le rôle principal est d’assister les collectivités dans la gestion de la carrière des agents. L’une des autres missions du CDG82 est d’offrir aux collectivités une assistance informatique (installation de matériel et logiciels, assistance, phase de négociation avec les fournisseurs, formations, maintenance, réalisation et hébergement de sites web, etc.).
Dans ce cadre, le CDG82 a mis en place en 2008 une plate-forme départementale mutualisée afin « d’offrir aux collectivités une assistance à la dématérialisation du contrôle de légalité », l’idée étant d’assurer une transmission dématérialisée et sécurisée de leurs actes administratifs aux services préfectoraux.
Devant l’engouement des collectivités pour ce projet (près d’un tiers des collectivités ont été équipées en un an), le CDG82 avait besoin d’une solution lui permettant d’étendre la dématérialisation en amont et en aval du processus de contrôle de légalité.

CHOIX DE LA SOLUTION

Pour ce faire, en 2009 le CDG82 étudie les solutions existantes sur le marché, avec comme critère principal de sélection : la simplicité du logiciel.
« Le logiciel idéal devait être en mesure d’offrir une utilisation simple, d’être évolutif, paramétrable et puissant. L’existence d’un support client réel et pérenne était également un souhait dans la mise en place de ce projet, » indique Pierre Lorenzo, directeur adjoint du CDG82.
La GED NOVAXEL a su réunir toutes les qualités exigées et même plus. Grâce à son langage script il est notamment possible de développer de petits modules en vue d’automatiser certaines tâches, par exemple : copier, en un seul clic, tous les documents préparatoires des commissions dans les armoires extranet des membres concernés, apposer leurs noms en filigrane dans tous les documents et leur adresser un email d’invitation à consulter leur espace membre.
Le processus de dématérialisation débute courant 2009 avec la numérisation des 3500 dossiers agents et leur classement dans la GED NOVAXEL.

BENEFICES

Outre le gain de place évident (sept armoires ont pu être vidées), la réduction des déplacements et des éditions papier, la dématérialisation de documents mise en place avec la GED NOVAXEL a simplifié l’accès aux dossiers des sept agents gestionnaires qui gagnent ainsi en simplicité, rapidité et sécurité.
Le processus a également été appliqué au site internet du Centre, qui grâce au module web de NOVAXEL s'est enrichi d'un espace extranet sécurisé sur lequel les membres du conseil d'administration et des commissions (CAP, CTP) peuvent librement consulter à distance les documents préparatoires aux réunions. Ainsi, après un an d’utilisation, près de la moitié des membres ont adopté ce système de consultation dématérialisée.

EVOLUTIONS A VENIR

Fort de ce projet mené à bien en 2009, le CDG82 souhaite aller plus loin dans sa démarche de « bureau sans papier » et pense à mettre en place un workflow dématérialisé du conseil statutaire.
Pour l’heure, lorsqu’une collectivité établit un projet d'arrêté ou de délibération concernant son personnel, elle le transmet au Centre pour avis. Ces actes sont ensuite renvoyés à la collectivité pour signature, après avoir été visés par le CDG et certains d’entre eux sont adressés aux services préfectoraux du contrôle de légalité.
Par ailleurs, une copie comportant la signature de toutes les parties concernées, doit être renvoyée par la collectivité au CDG, qui l’archive alors. Ces nombreux allers-retours, la quantité de papier engendrée, le temps perdu, sans parler du risque d’erreur, sont autant de points négatifs que le CDG82 souhaite améliorer.
« Le système de workflow que nous souhaitons mettre en place va consister à dématérialiser et automatiser une grosse partie de ces transmissions entre le Centre et les collectivités, l’objectif étant d'en améliorer la traçabilité, » précise Pierre Lorenzo.
Il permettra ainsi aux services gestionnaires du Centre de connaître à tout moment le statut de chaque acte traité : « projet », « visé », « transmis en préfecture », « à archiver », et de la sorte, les classer automatiquement dans l’armoire de rangement électronique NOVAXEL. Les procédures d’échanges s’en trouveront simplifiées et sécurisées, ce qui permettra d’améliorer les relations avec les collectivités, sans compter le gain de place et de temps.
« Cela fait bien quinze ans qu'on entend parler du "bureau sans papier", mais aujourd'hui la technologie et les mentalités sont prêtes. En réduisant l'utilisation des dossiers papier, nous avons permis à nos collaborateurs de travailler autrement et d’améliorer notre métier d’un point de vue économique et écologique, » conclu Pierre Lorenzo.

À propos du CDG82
Le CDG82 assure depuis 1990 une assistance informatique aux collectivités du département. Depuis 1999, il assure également une assistance dans le domaine des technologies de l'Internet (fourniture d'adresses email, création et hébergement de sites internet, formation des élus et agents,…).
Après la mise en place d'une plateforme de dématérialisation du contrôle de légalité en 2009, il prépare pour septembre prochain l'ouverture d'un portail départemental de dématérialisation des marchés publics. Pour de plus amples informations : http://www.cdg82.fr/

Mairie - Douvaine reçoit un prix pour la mise en place de la GED Novaxel

2010-12-13T02:33:00.000-08:00

Douvaine (Haute-Savoie) reçoit une distinction
pour cette initiative en faveur du Développement Durable

La Ville de Douvaine (Haute-Savoie) vient de mener à bonne fin un ambitieux programme de dématérialisation avec la solution de GED intuitive de NOVAXEL. La Ville a été distinguée pour l’année 2009 parmi les communes de France pour cette initiative jugée particulièrement remarquable, dans la catégorie Développement Durable.

Douvaine récompensée par LexisNexis
Lors du 69e Congrès du Syndicat National des Directeurs Généraux des Services des Collectivités Territoriales qui s’est tenu à Lille fin 2009, l’éditeur juridique LexisNexis a décerné les prix 2009 Bottin administratif de la gouvernance territoriale. Dans la Catégorie Développement Durable qui récompense une initiative particulièrement remarquable au cours de l’année, c’est la ville de Douvaine, Haute Savoie, qui a reçu cette récompense pour 2009. LexisNexis est le groupe bien connu de publications juridiques destinées notamment aux collectivités locales.

La Gestion Electronique de Documents (GED)
La GED d’organisation de NOVAXEL prend en charge la gestion complète des dossiers d’une entreprise, d’un service, d’une agence, d’un cabinet, d’une Collectivité Locale sous forme numérique (dématérialisation). Les documents numérisés sont classés dans une base structurée préalablement définie en suivant l’analogie familière Armoire-Rayon-Classeur-Dossier, qui offre à l’utilisateur une approche intuitive puissante se traduisant par des gains de productivité et une amélioration du travail collaboratif.

Données
La commune de Douvaine (Haute-Savoie) : 5000 habitants ; 80 agents ; 800 ramettes de papier soit 400000 feuilles consommées chaque année ; le Service Courrier ouvre annuellement 7000 plis et affranchit 4000 lettres. C’est par ce raccourci original que Monsieur Gilles Joly, Directeur Général des Services, nous présente Douvaine avant d’expliquer comment la Ville est passée à la solution de GED intuitive de NOVAXEL..

Fonctionnement de la dématérialisation
Le document arrive par courrier électronique, ou sinon il est scanné. Il est stocké dans le système informatique et rendu consultable par la solution logicielle NOVAXEL. Ensuite, il est archivé électroniquement selon les règles d’usage définies à l’identique par le papier. La sortie des documents s’effectue par télétransmission.

Avantages de la GED et de la Signature Electronique
• Simplifier les échanges et renforcer la confiance dans le travail collaboratif (entre élus et fonctionnaires)
• Réaliser des économies (timbres, déplacements, papier, encre)
• Sécuriser les échanges
• Accélérer les échanges (supprimer certains déplacements…)
• Contribuer au Développement Durable

« Investir durablement, c’est économiser, » souligne Gilles Joly. « Jusqu’à une date récente, il y avait le traditionnel parapheur, par où passaient bon an, mal an quelque 20 000 signatures financières. Aujourd’hui, un seul clic déclenche la circulation d’un document, jusqu’à sa télétransmission, et permet le suivi de son parcours. Avant, on envoyait un agent à la sous-préfecture de Thonon avec les documents. Cela ne représente que 30 kilomètres aller-retour, mais si on tombait sur un jour de marché, c’était souvent une matinée perdue pour un agent qui aurait pu faire quelque chose de plus utile dans la commune ! Et s’il y avait par malheur une erreur, il fallait recommencer ! En 2010, avec notre nouvelle organisation, un acte juridique est acquitté, reçu, validé en un quart d’heure, et le mandat de paiement peut partir dans la journée. »

« Aujourd’hui, plus de 300 mairies, collectivités locales, CDG ont choisi la GED NOVAXEL, pour travailler autrement, et contribuer à améliorer leur métier au niveau économique et écologique, » précise Martine Joulia-Cubizolles – Directrice Générale de NOVAXEL.

Actes concernés
Affaires juridiques : délibérations, contrats, conventions, décisions, arrêtés du maire
Finances : paye et tous les mandats (paiements) et titres (recettes)
Ressources Humaines : éléments de carrière, nominations, recrutement, avancements

Déroulement du projet
Le projet de restructuration de l’informatique avait fait l’objet de discussions au cours du second semestre 2008. Il fut annoncé au cours de la cérémonie des vœux 2009, avec les encouragements du maire, Jean-François Baud, soucieux de lancer une remise à niveau significative des outils de gestion : "Je suis entré résolument dans le dispositif lorsque j’ai vu l’intérêt de l’opération," a déclaré M. Baud. La mission était de participer à la modernisation des moyens d’action de l’Administration. La mise en place du chantier fut lancée à partir de septembre 2009, pour s’achever en avril 2010. La première phase a consisté à mettre en fonction un serveur de GED (nouveau matériel informatique). Au cours de l’année 2009 s’est déroulée la formation à la GED d’un groupe d’utilisateurs-pilotes par les soins de la société NOVAXEL, suivie en Phase 2 de la mise en place de la signature électronique (avec la solution ChamberSign). La nouvelle réglementation du Code des Marchés Publics prévoit qu’à partir du 1er juillet 2010 le délai de paiement d’une facture sera ramené à 30 jours (il fut à 90 jours à une époque). La Ville de Douvaine est d’ores et déjà opérationnelle pour un respect plus que confortable de ce nouveau délai de paiement.

Mise en œuvre
À la base de la conception du projet de la dématérialisation, et ensuite à la maîtrise d’œuvre, on trouve la société A2eCdoc d’Annecy, spécialiste de la gestion du document numérique et de la dématérialisation, intervenant comme guichet unique de la dématérialisation à valeur juridique probante, dont le responsable a co-animé, avec Gilles Joly pour la Ville de Douvaine, le Comité de Pilotage du projet. « J’ai retenu et préconisé NOVAXEL après avoir attentivement examiné ce que l’on trouvait sur le marché de la GED, » a commenté M. Christian Vormus, fondateur-gérant de A2eCDoc. « Je suis tombé parfois sur de véritables usines à gaz, et NOVAXEL est sorti nettement du lot, avec son ergonomie si particulière, et pourtant si familière, en forme d’armoire organisée en étagères, classeurs, dossiers, intercalaires, documents… à la différence que dans une armoire classique en dur un document peut avoir été enlevé pour consultation, mal reclassé, perdu... avec NOVAXEL, jamais, il est toujours au bout du clic ! On estime qu’avec l’organisation ancienne sur papier, les tâches de classement, circulation, recherche consommaient 10 à 20% du temps du personnel. La rationalisation de la logistique documentaire (cycle, flux d’écoulement des documents, aussi connu sous le nom de workflow) fait sauter ces ralentissements, ces goulots d’étranglement, et apporte en prime sécurité, confiance, économie, respect de l’environnement… ce qui n’est pas peu de chose ! » conclut Christian Vormus, gérant de A2eCDoc, qui précise que le projet réalisé fait certes appel à NOVAXEL pour la GED, mais aussi à ChamberSign pour le certificat électronique, Lex Persona pour la signature électronique et ArchivesLegalSolutions pour le coffre d’archivage numérique. www.a2ecdoc.eu

Extension au milieu économique
Les partenaires (fournisseurs présents et potentiels) ont été avisés et sont sollicités pour eux aussi prendre en compte l’initiative de développement durable de la Ville de Douvaine et participer à l’efficacité du Service Public en n’envoyant si possible à la Commune que des documents dématérialisés (devis, factures…).

À propos de la commune de Douvaine, « Porte du Léman »
Chef-lieu de canton de Haute-Savoie, situé à la frontière franco-suisse, à mi-chemin entre Genève et Thonon-les-Bains. C'est un des points de passage obligés sur la route des sports d'hiver, ou des visites des rives du Léman. Altitude : 428 m - Habitants : 5 000. Proche des stations des stations de ski Avoriaz, Morzine, les Gets, Châtel, Bellevaux-Hirmentaz, Habère-Poche, les Brasses ...mais également des centres urbains de la région Thonon-les-Bains, Evian-les-Bains, Annemasse et Genève (Suisse). http://www.douvaine.fr/

Assurance - La GED intuitive de Novaxel gagne en assurance

2010-12-13T02:31:00.000-08:00

NOVAXEL, pionnier et numéro un en France de la GED intuitive, confirme et étend sa présence dans le secteur de l’assurance en équipant en France, le numéro 1 et le numéro 3 européens. Ces deux leaders de l’assurance étaient déjà utilisateurs de la solution de Gestion Electronique de Documents de NOVAXEL, ils ont décidé de moderniser et d’étendre l’équipement en GED de leurs réseaux d’agents.

En 1998
NOVAXEL équipe, sur la demande de leur syndicat, environ 250 agents d’assurance du réseau Generali France. Chaque cabinet utilisait sa GED NOVAXEL, sur son propre serveur.

En 2000
NOVAXEL est choisi pour équiper les 3 500 agents du réseau AGF (soit 15 000 utilisateurs). La GED Novaxel avait été interfacée avec l’outil métier LAGON, pour classer en automatique tous les documents qui sortent du système central. Il s’agissait de la première phase d’utilisation de la GED dite « sortante ». Progressivement, AGF a proposé à ses Agents de compléter leurs dossiers GED en numérisant les documents entrants (contrats signés, par exemple), pour regrouper dans la GED intuitive tous les types de documents.

En 2010
Le numéro 3 européen de l’assurance décide de remplacer l'informatique locale des Agents, par définition chère à maintenir et lourde à déployer, par une organisation « up to date », en mode centralisé avec virtualisation des serveurs d’agence et accès distants. Au terme d’une consultation menée dans les règles de l’art, c’est NOVAXEL qui emporte le marché en janvier 2010, devant le leader mondial de l’ECM, (Enterprise Content Management). « Nous sommes une entreprise d’une trentaine de salariés, dont le siège est à Lyon, comptons plus de 150.000 utilisateurs depuis quinze ans, et sommes fiers d’avoir réussi à nous imposer devant le géant de la GED, filiale d’IBM depuis 2006, et qui plus est, déjà en place en interne dans la compagnie, » fait remarquer Martine Joulia-Cubizolles, Directrice Générale de NOVAXEL. « Cela procure à notre solution de GED intuitive un nouveau niveau de reconnaissance et nous donne la confirmation qu’elle joue désormais dans la cour des grands et que nous gagnons en… assurance. »

Avec la centralisation sur serveur virtualisé, il n’est nul besoin de faire évoluer les ordinateurs existant chez les agents, ces machines étant suffisamment dimensionnées pour accomplir leur nouveau rôle de terminal. Et par définition sont éliminés la lourdeur et les tracas des mises à jour, de la maintenance, des sauvegardes, etc.. En termes de choix de solution de GED, il y avait en concurrence, d’un côté l’outil de notoriété planétaire présent en interne, mais dont l’interface utilisateur restait à développer pour répondre aux besoins des Agents, et de l’autre côté l’outil NOVAXEL dont l’argument principal est précisément une interface utilisateur plébiscitée par les Agents, car conçue dès le départ pour être intuitive et ergonomique, avec en plus, un niveau fonctionnel comparable. Autrement dit : le meilleur choix.

L’interface ergonomique intuitive qui a fait la réputation de NOVAXEL est particulièrement appréciée par l’agent d’assurance, qui assis devant son client ou au téléphone, a besoin de réactivité. « C’est d’abord la relation agent-client, qui est privilégiée, sans oublier bien sûr, la relation agent-compagnie », ajoute Martine Joulia-Cubizolles.

En outre, la solution centralisée permet d’offrir un accès à l’ensemble des dossiers GED en mode nomade, lorsque l’agent se déplace en clientèle, à travers une ligne ADSL ou une clé 3G.

Respecter l’intelligence-métier
« Avec notre GED, l’utilisateur s’approprie intuitivement le produit, » explique Madame Joulia. « Nous avons réussi à conserver l’ergonomie de travail qui était celle du papier. Notre GED est organisée en armoires, qui contiennent des rayons, sur lesquels reposent des classeurs… quand un dossier client est affiché, on tourne les pages. Avec les solutions classiques de GED, que certains ont renommées « gestion de contenu (ECM) », l’utilisateur lance des requêtes pour obtenir des résultats produits par des moteurs de recherche, on est dans une logique informatique pure. Avec notre solution, plutôt que d’appliquer une logique informatique, nous reprenons l’intelligence du dossier papier traditionnel, nous respectons l’intelligence-métier, l’intelligence humaine : dans un dossier client obtenu à l’écran sont rassemblées les demandes, les réponses, les notes, les pièces jointes, de monsieur, de madame, d’une famille dans son ensemble, bref : tout ce qui est contextuel à un nom de client, à un dossier. »

Mise en place
NOVAXEL est à l’œuvre, dans ces deux grands réseaux mondiaux d’assurance :
- Pour renouveler chez l’un les 300 sites d’agents d’assurances déjà utilisateurs de GED, passant à la nouvelle version du logiciel . Cela représente environ 1 500 utilisateurs. Un premier site-pilote va être installé sur la nouvelle plate-forme centralisée, puis interviendra la phase de déploiement. Ensuite, il est prévu que les 500 autres agents du réseau puissent assez rapidement bénéficier des améliorations de productivité et d’efficacité qu’apporte le passage à la GED NOVAXEL.
- Pour équiper chez l’autre, en GED « entrante », une nouvelle tranche de 400 agences qui ont décidé de se débarrasser de leurs « murailles » et leurs « tours » de dossiers papier pour entrer dans l’ère du dossier numérique avec NOVAXEL.

Fini la panique !

2010-11-09T07:43:00.000-08:00

Fini le cache-cache avec mes répertoires et sous-répertoires outlook

Génial … dans novaxel, je retrouve tous mes mails bien classés … et fini le cache-cache avec mes répertoires qui glissaient dans des sous-répertoires outlook.
Avant, dans une autre vie, je passais mon temps à créer des répertoires et des sous-répertoires dans mon outlook, à glisser mes mails dedans, puis à réorganiser mes répertoires et mes sous-répertoires pour avoir un accès plus rapide et à chaque fois c’était le mode panique quand je perdais un répertoire que j’avais déplacé trop rapidement et qu’il s’était caché dans un autre sous-répertoire … et là commençait la douloureuse recherche, ouvrir chaque répertoire pour voir si le répertoire recherché était là … une histoire de fou … non de répertoires … mais à pleurer !

Dans ma nouvelle vie, avec novaxel, c’est fini ! je suis passée du mode panique au mode Zen …

Une dirigeante d’entreprise (par mail)

Privé - Un utilisateur novaxel Family ravi

2010-11-09T07:20:00.000-08:00

[Extrait d'un mail au service technique]
Bonjour,
Merci, cela fonctionne parfaitement. Je peux enfin revoir mes documents que je pensais avoir perdus.
Merci de la précision et de la concision de vos propos et aux résultats atteints. Les échanges que j'ai eus avec les personnels de Novaxel sont toujours aussi excellents et efficaces.
Merci
Cordialment
Jacques R.

Témoignage de Rodolphe Escher, photographe

2010-11-08T05:16:00.000-08:00

Bonsoir Olivier,
J'ai suivi votre formation sur Novaxel à l'Arapl il y a une quinzaine de jours. Après avoir exploré les possibilités de cet outil dans presque toutes les directions, c'est une révolution dans mon organisation, en un mot : formidable. L'organisation qui manque dans ma tête se trouve maintenant dans mon ordinateur. De pur cauchemar, mes tâches administratives et l'ensemble des échanges avec mes clients (je suis photographe) sont devenus une vaste rigolade. J'ai la tête libérée de tout un tas de préoccupations stériles et ma paperasse n'a jamais été aussi à jour.
Merci donc, de cette découverte.
Bonne route à vous,
Rodolphe Escher.

Assistante - L'armoire de mon disque dur

2010-09-24T00:13:00.000-07:00

Novaxel, finalement, c’est une armoire dans mon disque dur : bien rangés, pas de doublons, je vois tous les types de documents sans lancer d’autre programme. Du coup, je retrouve tout en un clic.

A. Gigue - Assistante de Direction

Devinette

2010-07-02T07:07:00.000-07:00

Grand jeu concours :

1er prix, Gagnez du Temps.

Je suis Précieux mais on ne peut m’acheter
Je file à tire d’aile telle l’hirondelle
Qui suis-je ?

le Temps que vous allez gagner !
En travaillant chaque jour avec Novaxel...

Ce qu'on ne peut acheter

2010-06-15T00:07:00.000-07:00

La ged intuitive pour travailler autrement ...
Et gagner ce qu’il y a de plus précieux
Et que l'on ne peut pas acheter ... du temps !

Direction novaxel …

Un agent Mag 3 (Allianz) nous dédie ce petit poème suite au Congrès de Nice

2010-06-07T01:55:00.000-07:00

PARTAGE

Dans le brouhaha de ces très grandes assemblées
autour d'une table les participants sont rassemblés,
au fil des conversations les avis s'échangent, on pense
avec une envie sincère, les faire avancer dans le bon sens.

Une réunion, une table, ou le hasard de la place
nous a permis de connaitre NOVAXEL;
grâce a vous la vie des agences sera plus belle,
nos documents novaxellisés auront enfin une trace.

CDG 82 - Les Agents Gestionnaires sereins

2010-06-04T06:10:00.000-07:00

"Le service informatique du Centre a mis en place en 2008 pour les collectivités du département une plateforme de dématérialisation du contrôle de légalité destinée à permettre la transmission sécurisée de leurs actes administratifs aux services préfectoraux.

Devant l'engouement des collectivités pour ce projet (près d'un tiers des collectivités du département équipées en 1 an), nous avons décidé d'étendre le périmètre de cette dématérialisation en l'appliquant aux procédures en amont et en aval du contrôle de légalité.

Pour cela, nous avons procédé courant 2009 à la numérisation de nos 3500 dossiers agents et à leur classement dans la GED NOVAXEL.

Outre un gain de place évident (7 armoires ont été vidées), le principal intérêt du système est qu'il permet aux 7 agents gestionnaires concernés d'accéder à ces dossiers facilement, rapidement et de façon sécurisée."
M. Lorenzo, Directeur Adjoint du CDG 82

Mairie - Douvaine dématérialise

2010-06-04T06:03:00.000-07:00

« Investir durablement, c’est économiser. Jusqu’à une date récente, il y avait le traditionnel parapheur, par où passaient bon an, mal an quelque 20 000 signatures financières.
Aujourd’hui, un seul clic déclenche la circulation d’un document, jusqu’à sa télétransmission, et permet le suivi de son parcours. Avant, on envoyait un agent à la sous-préfecture de Thonon avec les documents.
Cela ne représente que 30 kilomètres aller-retour, mais si on tombait sur un jour de marché, c’était souvent une matinée perdue pour un agent qui aurait pu faire quelque chose de plus utile dans la commune ! Et s’il y avait par malheur une erreur, il fallait recommencer ! En 2010, avec notre nouvelle organisation, un acte juridique est acquitté, reçu, validé en un quart d’heure, et le mandat de paiement peut partir dans la journée. »
Gilles Joly - Directeur Général des Services

Le Fen Shui de l'entreprise

2010-06-01T00:10:00.000-07:00

Je discutais avec une amie (prof de Fen Shui et utilisatrice de novaxel) qui me disait :

« novaxel est le Fen Shui de l’entreprise, il crée de l’harmonie, fait circuler les énergies, car chaque document devient unique et à sa place … il supprime tous les gaspillages, le superflu et permet de se concentrer sur l’essentiel … »

Version privée - La GED de tous les âges

2010-04-29T00:46:00.000-07:00

Suite à un questionnaire de satisfaction :

Bonjour à toutes et tous,
Je ne peux évidemment pas donner de réponses à vos questions car je ne suis pas une entreprise, mais une dame de + de 80 ans. Cependant, je suis très heureuse d'avoir découvert votre magnifique outil de classement.
C'est vraiment génial et pratique et je pense que beaucoup de professionnels devraient être satisfaits d'utiliser NOVAXEL pour le classement de leurs documents.
De plus, je vous remercie aussi beaucoup pour la gratuité de NOVAXEL Privé.
Tous mes compliments et (comme on dit !) : bonne route à votre Société.

Jacqueline J.

Assurance - RiskAssur dans Novaxel

2010-04-13T00:26:00.000-07:00

" Je suis parti revoir Riskassur sur Novaxel, c'est super.
Félicitations pour votre logiciel, il est comme je les aime : propre, carré, sans "bling-bling" inutile où on ne comprend rien... "

Note de Novaxel :

Je vous propose de découvrir vos hebdos soit :

Sur i-phone :

Pour l’accès par iphone, ouvrir safari et entrer l’url suivante http://gedweb.fr/mobile/
Sélectionner la bibliothèque riskassur.
Entrez ensuite le login NOVAXEL en majuscule, sans mot de passe et valider.

Sur site web :

Pour l’accès par novaxel web, ouvrir un navigateur internet et enter l’url suivante http://gedweb.fr/Gedweb2/
Sélectionner la bibliothèque riskassur.
Entrez ensuite le login NOVAXEL en majuscule, sans mot de passe et valider.

NOVAXEL INNOVE EN PROPOSANT UNE OFFRE DE GED FACTURÉE « À LA PAGE »

2010-03-18T01:07:00.000-07:00

Le numéro un de la GED intuitive, propose une offre de GED facturée à la page. Le leader de la dématérialisation met ainsi à disposition du marché, dès le 15 mars, une innovation majeure qui vient enrichir une tarification traditionnelle définie par le nombre d’utilisateurs.

La GED modifie les habitudes des entreprises
Les habitudes, les usages et les besoins des entreprises ont évolué. Le volume d’impression papier diminue au profit de la numérisation de documents : désormais, les entreprises numérisent pour n’imprimer que « marginalement et en différé » les documents classés dans un logiciel de GED. La stabilité des entreprises est encore fragile dans ce contexte économique et chaque coût épargné est créateur de valeur ajoutée. Pourquoi une entreprise devrait-elle systématiquement payer en fonction du nombre de postes dont elle dispose ? Pourquoi dépenser plus que ce qui est réellement « consommé » ? A ce jour, une société qui a beaucoup de postes et stockerait peu, est davantage pénalisée qu’une société qui a peu de postes et stockerait beaucoup.

Une offre logicielle innovante : la GED facturée à la page
Cette nouvelle offre de GED facturée à la page vient ainsi bousculer les habitudes d’achat de logiciels facturés jusque-là sous forme de licence. Eric Laduré, directeur commercial de NOVAXEL, fait remarquer « qu’il est nécessaire de modifier et de renouveler les modèles de vente établis en supprimant la contrainte d’achat de licence pour l’ensemble des postes informatiques de l’entreprise. »

En moyenne, dans une entreprise, une personne classe environ 1 000 documents par an dans un logiciel de gestion électronique de documents. Grâce au nouveau modèle de vente de logiciel pensé par NOVAXEL, la facturation a pour avantage d’être basée sur le nombre de pages classées dans la GED. L’entreprise peut démarrer son activité en douceur, peu importe le nombre de postes, le tarif est calculé sur le volume de documents stockés. Tous les documents classés dans le logiciel de GED, quel que soit le format (documents entrants numérisés, documents déjà informatisés, ceux qui arrivent par Internet), sont concernés par ce nouveau modèle de facturation. Le coût de cette offre pour une PME-PMI serait de 1 499 € HT pour 1000 documents, quel que soit le nombre de postes … et 149 € HT les 1000 documents supplémentaires.

Une stratégie de distribution renforcée
C’est dans cette logique d’écoute des besoins et des attentes du marché, et plus encore dans un contexte économique instable, avec des entreprises inquiètes et des prises de décision plus longues, que NOVAXEL décide de resserrer ses liens avec ses Distributeurs. Fortes de 15 années d’expérience, NOVAXEL et ses Distributeurs allient savoir-faire et expertise au service d’un objectif commun : trouver une solution innovante et proposer une offre équitable permettant aux entreprises d’ajuster leurs dépenses à leur consommation de classement.

Novaxel-store, la boutique de la Ged
80 000 particuliers ont téléchargé Novaxel Privé pour classer leurs documents personnels ! « Cette situation nous a permis de réaliser que le marché était mûr, que les utilisateurs étaient demandeurs d’organisation et volontaires pour utiliser la ged » souligne Martine Joulia-Cubizolles, DG de Novaxel. Novaxel-store, www.novaxel-store.com, c’est la boutique de la Ged, outil de conquête de marché. Cette boutique permet de découvrir des témoignages clients, des organisations métiers : auto-entrepreneurs, experts-comptables, administrateurs de biens, transporteurs, collectivités locales …, d’acheter en ligne Novaxel à la page ! pour démarrer et ensuite être accompagné par un Distributeur agréé Novaxel.

Assistantes - Présidente Association

2010-02-05T03:14:00.000-08:00

« J'ai également été ravie de vous rencontrer et vous remercie des informations que vous m'avez présentées.
Hier soir, nous avions la réunion mensuelle du C.A. de l'association régionale que je préside.
Nous avons débattu de ce projet et nous sommes appuyées sur la visite du site internet de Novaxel pour apprécier l'utilisation de cet outil dans la gestion de notre association.
L'ensemble des avis a été très positif. Cet outil nous semble très utile et nous permettrait un travail collaboratif et interactif qui nous faciliterait grandement la tâche en permettant un partage des dossiers entre tous les membres du C.A. Du coup, l'ensemble des procédures et des dossiers de fonctionnement de l'association feraient partie du "capital" de l'association, quelle que soit la personne en charge d'une fonction (présidente, secrétaire, trésorière, chargée de communication, chargée des conférences, fichiers, etc.).

Nous pourrions avoir ainsi une vision globale de l'ensemble des dossiers nécessaires à la gestion et à l'animation de notre association.

Nous arriverons ainsi à une architecture "standard", la plus complète possible que nous proposerons à toutes les associations affiliées à notre Fédération.
Ainsi, celles qui sont moins performantes verront facilement les armoires/rayons/classeurs/dossiers vides pour leur association, et auront à leur disposition un outil d'appréciation des domaines qu'elles doivent développer, et quelles sont les procédures et les documents expérimentés pour y parvenir »

Assistant(e)s : Osez porter un projet GED !

2010-01-28T05:28:00.001-08:00

La FFMAS s’affirme comme un réseau promoteur de la culture de la dématérialisation au service du développement durable et a l’ambition de recenser, communiquer et mutualiser toutes les initiatives impulsées par des assistant(e)s autour de cet enjeu sociétal.

Nous avons fait appel à Corinne LE BRAS, chef de projet de la mise en place d’une GED d’organisation à l’IFREMER à Brest, porté par 6 assistantes.
Ce projet a été sélectionné lors d’Assist Expo 2009, dans le cadre des Défis d’Entreprise organisé par Prometis.

Après avoir rappelé que la GED (Gestion Electronique de Documents) englobe l’ensemble des outils et techniques pour dématérialiser, classer, gérer, stocker, consulter les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’organisation et reprécisé ses enjeux (gain de temps, meilleure communication, meilleure diffusion, gage de qualité, optimisation des coûts…) Corinne LE BRAS a présenté ce projet né de plusieurs constats :
- difficultés à gérer les flux de plus en plus innombrables de documents papiers et électroniques reçus quotidiennement par les managers
- des responsables trop sollicités par des tâches administratives au détriment de leurs propres missions
- inflation de demandes auxquelles les responsables sont tentés de répondre directement
- dossiers incomplets, sentiment de perte d’efficacité, de réactivité, situation de stress
- dévalorisation d’un métier, démotivation d’une profession
…et d’un objectif des assistant(e)s de «rester actrices» de leur métier :
- réaffirmer le rôle de pivot et garantes de la bonne circulation et stockage de l’information
- développer la culture du partage de l’information au bénéfice de dossiers pour les responsables
- supprimer les redondances de classement
- répondre à des questions sociétales comme le développement durable, la qualité, la gestion des savoirs (KnowledgeManagement)

Ce projet est également né d’une prise de conscience de la nécessité de faire évoluer la fonction d’Assistant(e), dont le rôle impose de gagner en efficacité, réactivité et précision ainsi qu’une volonté de décharger au maximum les responsables eux-mêmes soumis à l’élargissement du périmètre de leurs fonctions. Il a entraîné une réflexion d’un groupe d’assistant(e)s sur l’organisation de leur travail, une remise en cause de leurs procédures et de leur réactivité face à une situation donnée, et donc, inévitablement a eu des incidences sur l’évolution de la profession et leur épanouissement au travail.

Les assistant(e) sont conscientes du rôle qu’elles ont à jouer sur la gestion des supports de communication et de sauvegarde des savoirs dans les organisations, et ont eu l’opportunité de rappeler aux managers, absorbés sous des responsabilités administratives croissantes, que les secrétaires d’hier ont fait place aux assistant(e)s d’aujourd’hui… Pour preuve, ce projet initié à l’initiative de sept assistantes, a été soutenu par des responsables qui ont accepté de leur faire confiance en leur donnant une chance et une année pour convaincre.

Bravo à nos collègues de Brest d’avoir relevé un tel défi interne … dont toutes les assistant(e)s de France doivent être fièr(e)s et s’inspirer pour piloter leur positionnement dans les organisations !

Monique JANY : "la rencontre FFMAS – Corinne LE BRAS émer gea d’un «appel à réseau» pour un besoin personnel, lorsque je fus confrontée à la mise en place d’un projet de dématérialisation de l’information sur mon lieu de travail. J’ai été mise en relation (merci Christine Harache) avec une vraie experte de la GED qui a intégré les effectifs de la FFMAS et a la volonté et le charisme nécessaire pour partager et transmettre ses expériences à nos membres.

Rendez-vous le 9 mars à Toulouse, où Corinne viendra présenter son projet aux adhérent(e)s de Secretop. Vous êtes bienvenu(e)s".

Merci à Corinne qui a rejoint la FFMAS pour nous aider à promouvoir les projets de dématérialisation impulsés à l'initiative des assistant(e)s.
Pour la contacter : bureau@ffmas.com

Aide à la personne - En Lozère, l'ADMR, fédération de service à domicile dématérialise et organise ses documents

2010-01-26T05:08:00.000-08:00

L’ADMR48, fédération de services à domicile créée en 1974, regroupe 21 structures locales. La fédération gère du personnel d’intervention dans tous les métiers de services à domicile (infirmière, aide soignante, portage de repas, aide à domicile, aide ménagère, etc.), aussi bien pour la famille que pour les personnes âgées et les personnes handicapées.

PROBLEMATIQUE

L’ADMR48 est composée de 900 salariés et dispose de 3600 clients, les dossiers sont nombreux et les problèmes de classement et d’archivage fréquents. La fédération est confrontée à des difficultés d’organisation dans le classement de ses dossiers, du fait des 21 structures réparties sur le département, aucune des architectures dossier n’est définie et identique pour chaque collaborateur ADMR. Les dossiers sont créés en double, parfois même en triple afin d’être disponibles à la fois dans les structures et les associations locales, et à la fédération. De plus, les pertes de documents sont devenues monnaie courante, le coût-photocopie a explosé et les archives débordent.

CHOIX DE LA SOLUTION

En 2004, le directeur de la Fédération ADMR48 sélectionne 5 éditeurs de gestion électronique de documents, dont Novaxel. A l’époque, le marché évolue très vite et la prise de décision est freinée par la peur et le manque d’information sur ces solutions.
Le processus de sélection dure 3 ans, pendant ce temps-là Claude Fournie hésite et compare les offres. La découverte de Novaxel est vécue comme une révélation et la démonstration de l’application déjà en place dans une grande structure met finalement ses craintes de côté. « C’est l’arborescence, ou plutôt tout le process Novaxel qui nous a plu, contrairement aux autre solutions qui offraient une arborescence Windows dont nous ne voulions pas, » commente Claude Fournie. L’installation est alors lancée en mai 2007 et opérationnelle en juillet de la même année.

Le choix s’est porté vers Novaxel car l’ADMR48 souhaitait mettre en place une vraie démarche de qualité. La simplicité d’utilisation et la possibilité d’organisation normée sont les principales raisons de ce choix. Le classement électronique au format « armoire – rayon – classeur – dossier » proposée dans Novaxel répondait parfaitement à ce besoin de simplicité absolue pour être facilement utilisée par la majorité de bénévoles et retraités composant l’ADMR. « Passer du papier au numérique fait qu’ils ont été très craintifs vis à vis de cette nouveauté au départ, les retraités n’aiment pas trop toucher à l’informatique. Mais une fois cette crainte passée, ils ne peuvent plus s’en passer et aucun ne veut revenir en arrière, » raconte Claude Fournie.

BENEFICES

A l’heure actuelle, tout part du logiciel métier de l’ADMR48 et va directement dans Novaxel pour se classer automatiquement dans chaque dossier. Par exemple, il suffit d’un seul clic pour que les 900 bulletins de salaires soient édités et répartis dans les 900 dossiers salariés et ce, en moins d’une minute !
Les bénéfices sont remarquables en terme de gain de temps, il n’est plus nécessaire de se déplacer dans les bureaux pour aller chercher un dossier, tout se fait depuis l’ordinateur pour faciliter l’accès aux documents et le partage. L’ADMR a fait le choix de l’option web pour utiliser Novaxel, ainsi au-delà du partage interne, M. Fournie a également accès aux informations depuis l’extérieur grâce à un navigateur protégé par un login et un mot de passe.
L’économie de papier est considérable, 50% de papier en moins en 3 ans. Auparavant tout était photocopié et le nombre de cartons de papier utilisés était de 40 tous les 2 mois. Avec Novaxel, plus besoin de photocopier et seulement 12 cartons sont désormais nécessaires.
De plus, les 19 armoires de classement utilisées jusque-là pour ranger les documents papier (dossiers suspendus, chemises, sous chemises, etc.) ont été réduites à néant ou presque ! Dès lors, il ne reste plus qu’1 seule armoire par bureau, qui ont ainsi pu être réaménagés pour donner plus de confort et d’espace aux salariés et aux membres de l’ADMR. Les archives du sous-sol, habituellement inondées d’une soixantaine de cartons, n’accueillent plus que 8 cartons d’archives aujourd’hui.
« En deux ans nous avons totalement récupéré l’investissement. Nous avons gagné en qualité de travail et en temps, c’est impressionnant. Récemment, la caisse d’assurance maladie est venue nous contrôler et tout a été fait sans impression, à l’écran, dans un réel confort d’utilisation grâce à Novaxel. Résultat, ils se sont demandés pourquoi ils ne l’avaient pas, » s’exclame Claude Fournie.
Le service hotline de Novaxel a également interpellé la fédération de services à domicile par sa disponibilité, sa qualité et ses performances.

EVOLUTIONS A VENIR

L’ADMR prévoit d’apporter une évolution au projet déjà mis en place avec Novaxel. D’ici à 2012, leur souhait est de pouvoir permettre aux salariés de consulter leur dossier et les dossiers clients par le biais un système d’accès sécurisé.
Un petit questionnaire réalisé auprès des salariés a dores et déjà révélé l’enthousiasme des salariés vis à vis de cette proposition, ainsi ils pourront consulter leur contrat de travail, leur bulletin de salaire, leur planning de travail, etc.

« Novaxel, pour nous, ça a été la meilleure chose que nous ayons eu depuis longtemps. Le logiciel a été rapidement mis en place, il n’y a pas eu un seul bug en deux ans et pas une seule personne n’en est mécontente, les avis sont unanimes et même de la part de ceux qui étaient les plus réticents. Si on devait me le retirer du jour au lendemain, il faudrait me trouver mieux ! » commente Claude Fournie.

A noter que le projet de dématérialisation mis en place par l’ADMR de Lozère aura été considéré comme un projet exemplaire par les autres structures locales. A l’heure actuelle, 12 départements sont déjà venus à leur rencontre pour voir fonctionner la solution de GED Novaxel.

Assurance - Le Cabinet Boulard évite un déménagement

2010-01-26T05:06:00.000-08:00

La société Boulard , créée en 1934, est un cabinet de douze personnes dont l’activité est tournée vers le courtage d’assurance avec une spécialisation en assurance des administrateurs de biens et de copropriétés. Chaque année le cabinet parisien gère à peu près 6 000 sinistres et assure environ 5 500 immeubles. assure environ 6 000 immeubles.

PROBLEMATIQUE

Confrontés à trois problématiques majeures dans la gestion quotidienne de son activité, à savoir : un manque de place pour archiver les documents papiers, un accès laborieux aux archives devant être consultées plusieurs fois par jour et un souci de sécurisation et de sauvegarde des données, MM Boulard et Florin associés, du cabinet de courtage d’assurance, se sont mis en quête d’une solution qui pourrait pleinement répondre à leurs besoins.

CHOIX DE LA SOLUTION

C’est en 1998, soit il y a déjà onze ans, que les dirigeants ont commencé les démarches pour trouver la solution qui leur permettrait d’enrayer les problématiques auxquelles ils étaient confrontés. Ils s’appuient alors sur l’expérience et les connaissances techniques de leur partenaire informatique, la société Socs, qui se charge de leur présenter une offre capable, selon elle, de satisfaire le cabinet. Dès lors se met en place une rencontre entre le cabinet Boulard et leur voisin Texa, un expert d’assurance exerçant un métier proche du cabinet, afin de leur faire une démonstration concrète des bénéfices et de l’application de la solution de GED de Novaxel. « Texa utilisait déjà ce logiciel et le voir tourner chez un expert de compagnie qui exerce un métier assez proche du mien m’a beaucoup rassuré et a achevé de me convaincre, » commente M. Boulard.
S’ensuit une prise de contact directe avec Novaxel afin de bénéficier d’une présentation complète qui démontrera les avantages de la solution. En trois mois, le cabinet Boulard fait son choix, comprend très vite les intérêts et les atouts que Novaxel lui apporte et adopte alors la solution pour dématérialiser les contrats d’assurance et les dossiers de sinistres.
Le cabinet Boulard a été conquis par ce produit qui se présentait comme « universel » à ses yeux, une solution extrêmement malléable et personnalisable à souhait et ce, de façon très pointue. M. Boulard précise même que le logiciel de GED Novaxel est comme « une boîte à outils avec laquelle on peut faire ce qu’on veut. Ce logiciel n’est pas spécialement étudié pour ma profession ou pour une autre profession d’ailleurs, il a l’avantage de s’adapter à tous les métiers et c’est à chacun de l’utiliser comme bon lui semble. »
Le déploiement de la solution Novaxel a été réalisé très rapidement bien que le choix ait été fait de généraliser progressivement l’installation dans le cabinet par souci d’adaptation en douceur. Car au départ le personnel était assez inquiet et appréhendait la mise en place de cette nouvelle méthode de travail : les craintes reposaient essentiellement sur la numérisation et notamment sur les risques de perte de documents.
Initialement, le cabinet Boulard fonctionnait sur la base de deux grosses salles d’archives papier dans lesquelles tous les contrats d’assurance et toutes les correspondances clients, ainsi que les déclarations de sinistres et les correspondances assurés/ experts/ assureurs, étaient archivées.
A l’arrivée de Novaxel, le cabinet Boulard, équipé d’un seul scanner à très haute vitesse de numérisation, a d’abord commencé par numériser tous les contrats d’assurance et les correspondances clients. La numérisation des 6 000 contrats d’assurance a pris à peu près deux ans. Parallèlement, les gestionnaires de sinistres se sont progressivement mis à numériser les sinistres et la numérisation systématique des dossiers en fonction du niveau d’urgence a été mise en place pour maintenir l’habitude au procédé. Ainsi, les dossiers les plus courants ont commencé a être numérisés pendant que les autres restaient au format papier classique. Au fur et à mesure, la numérisation a pu être étendue à de plus en plus de dossiers sinistre et, au bout d’un an de pratique, c’est le personnel lui-même qui est venu réclamer la généralisation totale du processus de dématérialisation. « Il y a un moment donné où nos collaborateurs ont tous compris l’intérêt du système et la tendance s’est inversée ! Ce sont eux qui à leur tour sont venus nous demander d’accélérer le déploiement de la solution de GED, » s’exclame M. Boulard. Le cabinet a même, sur les conseils de Novaxel, équipé les douze collaborateurs de petits scanners personnels de marque Canon, soucieux du confort de travail de son personnel.
Enfin, au-delà des fonctions de la solution, le cabinet Boulard profite pleinement de la qualité de l’assistance technique de Novaxel. Celle-ci est jugée toujours très compétente, aimable et rapide, que se soit pour résoudre des incidents parfois difficiles à identifier (problèmes de serveur, réseau, etc.) ou même pour répondre à des demandes de développement spécifique. Ce dernier point s’est révélé être un critère de choix décisif dans la validation de ce partenariat à long terme, gage de pérennité.

BENEFICES

En onze ans d’utilisation, le retour sur investissement a largement eu l’occasion d’être démontré. Un calcul partant d’un constat très simple avait d’ailleurs été fait : tous les matins quatre gestionnaires de sinistres passaient une heure à sortir les dossiers et ces mêmes personnes passaient de nouveau une heure à ranger les dossiers le soir venu. En faisant le compte, cela représentait au total huit heures par jour passées à sortir et à ranger les dossiers, soit l’équivalent du temps de travail d’une personne. M. Boulard pense que la GED Novaxel, qui est aujourd’hui totalement intégrée dans la ligne de gestion, lui a permis de gagner l’équivalent de trois à quatre postes de travail : « notre productivité a rebondi d’une manière importante ! » précise t-il.
Les locaux du cabinet Boulard sont de taille assez modeste - environ 120 mètres carrés - et équipés d’armoires de classement et d’archivage surchargées. Grâce au logiciel Novaxel, M. Boulard et son équipe ont pu se séparer de la toute dernière armoire l’an passé, ce qui a permis de regagner à peu près quinze ou vingt mètres carrés de surface transformés en partie en salle à manger pour le personnel…permettant ainsi au cabinet Boulard de repousser un déménagement qui aurait dû être fait sans tarder !

« La productivité de nos salariés et la nôtre s’est considérablement accrue, nous faisons beaucoup plus vite et beaucoup mieux qu’autrefois. Il y a une fluidité de l’information qui n’existait pas, avec un partage de l’information qui se fait beaucoup mieux qu’avant. C’est un outil de productivité aussi révolutionnaire et puissant que peuvent l’être Word, Excel, etc., je ne peux plus m’en passer ! » conclut M. Boulard.

Enseignement - Le CFA de Bourges numérise et organise les dossiers de ses élèves

2010-01-26T03:31:00.000-08:00

Le CFA de Bourges, est un centre de formation professionnelle ayant pour vocation la formation par l’apprentissage en entreprise. Cet établissement propose des formations en alternance et en continu destinées à un jeune public désireux de se former à des métiers comme la coiffure ou l’esthétique, mais également à des salariés ayant décidé de se reconvertir. Cet établissement situé dans la région du Cher, dispose de 100 personnes dont 50 formateurs et 1040 élèves.

PROBLEMATIQUE

Le CFA de Bourges doit gérer au quotidien une grande quantité d’informations : le dossier de chaque élève est composé d’environ une quinzaine de feuilles papier, soit un dossier d’environ un demi centimètre. Multiplié par environ 1 000 élèves inscrits chaque année dans l’établissement, cela représentait à peu près 15 000 feuilles à traiter sans parler de l’espace de rangement occupé pour stocker un tel volume de papier. Les premières préoccupations du CFA de Bourges ont été de répondre à la problématique de stockage, et à celle de l’accès rapide à l’information. En effet, il est très vite fastidieux de rechercher une information lorsque celle-ci, pour des raisons légales, doit être conservée entre 5 et 10 ans.

CHOIX DE LA SOLUTION

Le projet démarre en mars 2008, le CFA de Bourges sélectionne alors 2 solutions de GED avant d’écarter rapidement l’offre concurrente au profit de celle de NOVAXEL. L’efficacité de la solution et l’intérêt de l’offre commerciale proposée ont fait toute la différence !
La solution est alors rapidement déployée (par TOSHIBA Région Centre avec la collaboration de NOVAXEL) et est opérationnelle depuis juillet 2008, pour que le CFA soit fin prêt à la rentrée sur tous les anciens dossiers. « Le délai d’installation était un critère impératif », indique Jackie Barreau, directeur du CFA.
Le processus de sélection aura duré à peu près 3 mois.

Le centre de formation est équipé de deux photocopieurs scanners Toshiba pour assurer la numérisation, en couleurs et en noir & blanc, des documents intégrés dans les dossiers des élèves. Quelques options spécifiques ont été souscrites à l’offre de base :

Le stockage des données sur CD : il s’agit de disposer d’une copie de la base sur un CD afin de pouvoir l’utiliser de façon autonome.
L’accès web : Novaxel web, pour un accès distant du formateur au dossier de l’élève. A tout moment, le formateur peut consulter le dossier sans avoir à contacter ou se déplacer au service administration, et ainsi faire les recherches nécessaires dans les différentes armoires électroniques. La consultation peut se faire à l’intérieur du CFA et depuis l’extérieur.

Une fois scannés, tous les contrats doivent être conservés un minimum de 2 ans au CFA de Bourges, ce qui correspond à la période de formation de l’élève. Mais cette durée est un minimum, car selon un principe légal, il est parfois obligatoire de conserver certains documents jusqu’à 10 ans de façon rétrospective.

BENEFICES

Secteur d’activité :
La solution a été déployée en 2008, il est donc encore un peu tôt pour parler de retour sur investissement. Néanmoins, Jackie Barreau, directeur du CFA espère des résultats visibles sur la place libérée en terme de stockage, le temps gagné pour l’ensemble du personnel (une centaine de personnes dont les 50 formateurs), à la fois pour le personnel administratif et les formateurs qui se rendent en entreprises et ont besoin d’accéder à la base de données du CFA. « C’est surtout à ce niveau que j’attends des résultats, car là évidemment c’est un gain de temps et aussi une efficacité », commente Jackie Barreau.

« Dans les années 1980 on disait qu’avec l’informatique, on allait vers le zéro papier. En fait, je pense que devant le zéro il faut mettre d’autres zéro, et un « un ». Avec l’informatique, on a en réalité augmenté le nombre de papier, le nombre de documents à imprimer et aujourd’hui cela crée tout simplement des problèmes de manipulation de papier, et de stockage. Du coup, cela ralentit probablement l’information. Les solutions comme NOVAXEL doivent au quotidien nous améliorer le travail, et c’est cela qu’elles nous permettent de faire », précise Jackie Barreau, directeur du CFA.
Et il ajoute : « On imprime moins car on va consulter l’information. On devient très écologique ! ».

CDG - Mr Pierre Lorenzo, directeur adjoint du CDG 82 – utilisateur novaxel depuis 5 ans

2010-01-25T08:13:00.001-08:00

Mr Lorenzo, quel est votre métier, et quel a été votre grand défi en 2009 ?

« Le CDG82 est un établissement public à caractère administratif dont une des principales missions est la gestion des carrières de plus de 3500 agents territoriaux du département 82 (recrutement, notation, avancement, retraite, etc…)

Le service informatique du Centre a mis en place en 2008 pour les collectivités du département une plateforme de dématérialisation du contrôle de légalité destinée à permettre la transmission sécurisée de leurs actes administratifs aux services préfectoraux.

Devant l'engouement des collectivités pour ce projet (près d'un tiers des collectivités du département équipées en 1 an), nous avons décidé d'étendre le périmètre de cette dématérialisation en l'appliquant aux procédures en amont et en aval du contrôle de légalité.

Pour cela, nous avons procédé courant 2009 à la numérisation de nos 3500 dossiers agents et à leur classement dans la GED NOVAXEL.

Outre un gain de place évident (7 armoires ont été vidées), le principal intérêt du système est qu'il permet aux 7 agents gestionnaires concernés d'accéder à ces dossiers facilement, rapidement et de façon sécurisée.

Avez-vous dématérialisé d’autres types de dossiers ?

« Notre CDG organise régulièrement des réunions paritaires (CAP, CTP, …) composées de représentants d'élus et d'organisations syndicales … Au total cela représente environ 80 personnes auxquelles nous devons mettre à disposition, avant chaque réunion, des documents préparatoires parfois volumineux, qui seront étudiés en commission.

Grace au module WEB de notre GED NOVAXEL, nous avons mis en place sur le site internet du Centre, un espace extranet sécurisé où les membres des commissions peuvent venir consulter ces documents à distance quand ils le souhaitent. Après 6 mois d'utilisation, environ 1/4 des membres utilise cette consultation dématérialisée, réduisant d'autant les déplacements et les éditions papier."

Et, en 2010 ?

Nous travaillons sur un projet de workflow dématérialisé du conseil statutaire.
En effet, quand une collectivité établit un projet d'arrêté ou de délibérations concernant son personnel, elle le transmet au Centre pour avis. Après avoir été visés par le CDG, ces actes sont renvoyés à la collectivité pour signature puis adressés pour certains d'entre eux aux services préfectoraux du contrôle de légalité. Enfin, une copie signée par toutes les parties intéressées doit être renvoyée par la collectivité au CDG qui l'archive… Beaucoup d'allers-retours, de copies, de temps perdu et de risques d'erreurs …
Le système de workflow que nous souhaitons mettre en place va consister à dématérialiser et automatiser une grosse partie de ces transmissions entre le Centre et les collectivités et d'en améliorer la traçabilité. Il permettra aux services gestionnaires du Centre de connaître à tout moment le statut de chaque acte traité "projet", "visé", "transmis en préfecture" ,"à archiver" , et de les classer automatiquement dans notre GED NOVAXEL.

Nos procédures d’échanges seront simplifiées et sécurisées, ce qui nous permettra d’améliorer nos relations avec les collectivités, sans compter le gain de place et de temps.

Vos collaborateurs ont-ils adhéré facilement à la ged ?

Oui, car notre principal critère de choix de logiciel a été la simplicité …
Nous avions testé des logiciels libres (open source) mais ils se sont révélés trop complexes dans leur utilisation au quotidien pour espérer une adhésion rapide des utilisateurs.
Nous recherchions un logiciel simple d’utilisation, évolutif, paramétrable et puissant face à nos exigences et doté d'un support client pérenne et disponible.
La GED NOVAXEL, grâce à son langage de script permet de développer de petits modules en vue d'automatiser certaines taches. Nous pouvons par exemple en un seul clic : copier les documents préparatoires des commissions dans les armoires extranet des membres concernés, apposer leur nom et prénom en filigrane dans tous les documents publiés, et leur envoyer un mail de notification pour les inviter à consulter leur espace membre.

Nous tenons à remercier particulièrement Mr Duteil du Centre Bureautique de Montauban, partenaire de NOVAXEL, dont l'expertise a été essentielle dans la réussite de toutes les phases de ce projet : étude, assistance à la numérisation, formation et suivi...

Il a y bien 15 ans qu'on entend parler du "bureau sans papier". Aujourd'hui, la technologie et les mentalités sont prêtes. En réduisant l'utilisation des dossiers papier, nous avons permis à nos collaborateurs de travailler autrement, et de contribuer à améliorer notre métier au niveau économique et écologique.

Partenaire - Novaxel valorise mon offre…

2009-12-23T00:42:00.000-08:00

« Novaxel valorise mon offre… et j’ai la conviction qu’en 2 clics je vais faire plein d’affaires avec vous !

Avec vos équipes, j’ai aimé la réactivité, la franchise et le partage d’expériences.

Novaxel est une belle entreprise à taille humaine, avec un accès facile et immédiat à l’ensemble de vos services. »

Un partenaire Editeur.

Assistante - Une belle histoire

2009-12-16T23:42:00.000-08:00

Pour l’instant c’est une belle histoire entre Novaxel et moi! Frédéric que j’ai eu en ligne pour l’audit et la formation est absolument charmant et efficace!
J’ai presque tout retenu et je suis impatiente d’utiliser le logiciel à plein régime!
Merci pour tout et à très bientôt.

Stéphanie P.
Assistante de Direction
www.maisondevangogh.fr

Partenaire - Ged libre … gratuit or not gratuit !

2009-12-11T03:17:00.000-08:00

Madame,
Je suis de formation ingénieur mathématicien/informaticien d’origine. Je suis le fondateur de la société IRIUM et j’ai toujours décidé des choix de nos outils de développement depuis 1982. J’en ai été le PDG jusqu’en 2007 ou j’ai fait un LBO. Je suis depuis le « Chief Product Officer » en charge de la R&D.

J’ai créé en 1997 une filiale aux USA que j’ai animé sur place (Denver) pendant 7ans. C’est là où j’ai pu développer le sens de la recherche du pragmatisme et compris qu’un logiciel, qu’une solution devait être tourné non pas vers celui qui le ou la conçoit mais vers celui qui l’utilise tous les jours, 8 heures par jours, 300 jours par an et pendant 40 ans!!!

Nous sommes une SSII qui édite et déploie des logiciels. Nous sommes 130 répartis en France (La Rochelle, Toulouse, Paris, Lyon), Australie (Sydney), Allemagne (Dusseldorf), et Espagne (Madrid). Nous avons plus de 700 clients dans 30 pays.

Nous avons souhaité à un moment donné organiser nos documents, ceux accessibles aux développeurs, ceux accessibles aux clients, au marketing, à l’administration des ventes, etc…
Etant une société d’ « informaticiens » nous nous sommes donc par définition, et sans réfléchir plus avant, tout naturellement orientés vers des logiciels dits du monde « Libre » et soi-disant « Gratuit ».

Nous avons donc mis en place « la ged "x" ». Nous avons envoyé en formation un de nos ingénieurs, acheté les livres ad hoc.

Nous avons mis en place cet outil. On peut probablement lui faire dire « papa-maman » mais c’est au détriment de la simplicité, de la convivialité, de l’efficacité…et au bout de 3 ans :

- Quand on parle de mettre un document sous la ged "x" tout le monde dit « bien si tu sais où le mettre tu auras de la chance »,
- Lorsque que l’on cherche un document c’est « bonne chance…et quand tu l’auras trouvéalors surtout copie le sur ton portable !!! »,
- A chaque fois que je demande quelque chose c’est le classique « Oui c’est possible mais il faut que je me renseigne sur le forum !!! »,
- Et ensuite c’est « il y a une nouvelle version mais il faut la tester, et la migration est compliquée, le schéma de données a changé, etc »,
- Et puis maintenant c’est « ce serait bien si on avait une maintenance…25 K€ par an !!! Pour du gratuit ».
- Et la dernière idée c’est « l'utilitaire "y" (logiciel gratuit) permet d’intégrer automatiquement des flux entrants de documents dans la ged "x" »…

Donc in fine on s’oriente vers une véritable usine à gaz … « gratuite »…enfin pas vraiment.

En fait c’est un gratuit qui coûte beaucoup en coût interne…coût que l’on sous-estime toujours. Comme nous souhaitions intégrer une GED à notre offre d’ERP soit on décidait d’intégrer la ged "x" soit on cherchait une autre solution. Nos équipes ont décidé de ne pas proposer la ged "x" à nos clients qui sont eux des non informaticiens. Et nous avons préféré chercher un produit plus convivial et surtout qui corresponde à la manière de travailler des utilisateurs finaux habitués aux OFFICE, ERP, etc…

Les personnes en charge de cette recherche, dont certaines informaticiennes également, ont sélectionné NOVAXEL. J’ai pu, comme certains de nos commerciaux du reste, installer le logiciel sur mon portable à titre expérimental, faire mes tests, mes intégrations avec outlook, etc… et ce sans avoir faire une seule demande aux informaticiens. Nous avons finalement opté pour ce produit pour intégration à notre ERP et pour l’intégrer à notre offre.

Par rapport à la ged "x", NOVAXEL est :
- Facile à mettre en place,
- Intuitif,
- L’aperçu immédiat, à la volée, des PDF, Word, Excel, Powerpoint, etc… est très efficace et très rapide,
- Le format PDF interne avec tampon, annotation, etc, est d’une efficacité sans égale,
- L’intégration avec OUTLOOK, le classement des pièces attachées, (OUTLOOK vers NOVAXEL) est très pratique,
- L’envoi d ’un document de NOVAXEL vers l’email est immédiat et simple d’utilisation,
- La génération d’un PDF à partir d’un word sur un clic…est très utile et évite des duplications de documents pour cause de formats différents,
- On peut changer son organisation facilement…le déplacement de ou des bibliothèques est simple,
- L’utilisation de Firebird est sans douleur et donne une grande liberté si on le souhaite,
- La rapidité d’exécution est sans commune mesure comparé à la ged "x" qui est lent voire très lent…

Et tout cela sans avoir à faire appel à un informaticien.

Ensuite pour les automatismes (les scripts/workflow) bien entendu il faut que l’on utilise des compétences en Pascal. Mais nous avons interfacé notre ERP en quelques jours (Edition des factures, des devis avec classement automatique dans la GED, interrogation d’un dossier client GED à partir de l’interrogation du compte dans l’ERP, idem pour les fournisseurs, les projets, etc.

Bien entendu une partie de nos informaticiens affirme que tout cela peut être fait avec la ged "x" en java qui est un langage plus moderne, etc… oui sûrement mais à quel coût ?
Et de plus certaines fonctionnalités n’existent pas dans la ged "x" et ce n’est pas pour demain à mon avis:
- Aperçu immédiat et à la volée des documents en parcourant le classement,
- Annotation immédiate à la volée sur un PDF,
- Le format PDF Interne,
- Le fait sans avoir à faire aucune manipulation d’envoyer un PDF à partir d’un Word juste en cliquant sur un icône,
- Facilité de mettre en place une nouvelle bibliothèque,…

NOVAXEL a été fait, orienté pour les utilisateurs finaux.

la ged "x" est plus sophistiqué et on doit pouvoir faire plus…mais il faut se poser la question :

Pourquoi devrions-nous avoir besoin de faire plus, pourquoi faire?
Quel est la problématique que je cherche à résoudre ?
Qui va s’en servir tous les jours?
C’est comme tout outil…on utilise 15% des possibilités offertes, que ce soit avec Word, Excel, son iPhone, sa télévision, son lave vaisselle !!!

N’en déplaise aux informaticiens, dont je suis, NOVAXEL est mieux adapté aux profils des personnels qui utilisent ce type de produit. Imposer la ged "x" est la meilleure façon de faire échouer l’implémentation d’une GED pour des utilisateurs classiques normalement constitués.
De plus il est plus facile de traiter avec l’équipe de NOVAXEL qu’avec le monde « flou » de la communauté «la ged "x" » à moins de vouloir passer les ¾ de son temps sur internet à chercher des solutions, des astuces, à se congratuler, comparer ses astuces, entre gens de bonne compagnie.

C’est mon avis d’informaticien expérimenté et qui a à lutter contre l’esprit de chapelle, de caste. Les informaticiens supportent très mal que les opérationnels puissent décider sans eux, se débrouiller sans eux. On oublie un peu trop que l’informatique doit être un outil qui doit simplifier la vie, rendre autonome, efficace.

Restons pragmatique, simple, efficace et productif pour le plus grand bonheur des directions générales in fine.

Proposez donc à votre Direction Générale un test en réel :
- la ged "x" standard
- Novaxel standard
Et on y va…

Exercices:

Classer un document Word dans la GED à partir de l’explorer Windows. Top chrono !!!
Classer un document dans la GED à partir de Word ou Excel sans avoir à la sauvegarder avant bien entendu. Top Chrono !!!
Classer un e_mail avec son attachement dans la GED. Top chrono !!!
Annoter un PDF dans la GED à la volée sans extraire le document. Top chrono !!!
Envoyer un document en PDF en e_mail à partir d’un word à la volée (Sans l’extraire). Top chrono.
Recherche un document parmi 10 000.
Recherche un classer ou autre dans une branche de l’arborescence (saisie dans l’en tête de la colonne dans Novaxel). Top chrono !!!
Et bien d’autres….

Et surtout faites cela devant la Direction générale et avec 2 rétroprojecteurs…et un chronomètre. Je prends les paris….et pas besoin d’huissier car la différence ne sera pas de l’ordre de la seconde…..

Je ne suis pas « vendu à NOVAXEL » certes non. Mais simplement un informaticien avec du bon sens commun et qui essaie de ne pas se tromper de combat. C’est ce que je pense et ai pu constater dans ma propre entreprise …d’informatique.

Ces commentaires n’engagent bien entendu que moi selon m aperception des choses.

Cordialement.
Didier GILLET
Chief Product Officer
IRIUM Holding Group

Privé - Messages recu, suite à la présentation d'Alex par mail

2009-10-14T01:44:00.001-07:00

Alex a déjà une admiratrice :
"Bonjour Petit Alex !
Tu es mignon tout plein! tu m'as séduite! j'attends vite la suite de tes explications surtout pour sauvegarder mes documents !
Embrasse bien fort ta petite copine LUCIE.
Encore merci !
Cordialement !
Une abonnée à la version privée qui souhaite utiliser au maximum et correctement la GED de NOVAXEL!"

Et chez nos partenaires, Alex fait également l'unanimité :
"J'ai bien reçu la newsletter avec le serious-game, est -il possible d'avoir la fichier pour pouvoir l'intégrer à notre site internet? [...]
Très pro et ludique, dès réception je le mets en ligne."
Alain Ricci, Numerica corse.

Expert Comptable - ICS 67

2009-09-09T05:03:00.000-07:00

Expert Comptable à Strasbourg, client novaxel depuis 3 ans, est ravi de sa GED :

« Tous les collaborateurs et moi-même seront d’accord pour dire que c’est le meilleur investissement de ces 15 dernières années »
Mr DI VAGNO (responsable informatique)

« Ca nous a changé la vie »

Privé - L'arme fatale

2009-09-02T02:14:00.000-07:00

Avec l'autorisation de son auteur, Grain, voici l'article d'une bloggueuse, enthousiasmée par la version privée de novaxel :

"Ai-je déjà abordé le sujet de ma légère tendance à égarer la paperasse ?

Je perds le sommeil si on me demande de retrouver la facture d’eau de l’an passé, ou la notice d’utilisation du téléphone, je psychote comme folle à l’idée d’égarer mon passeport, je me liquéfie quand on m’intime l’ordre de produire mon avis d’imposition, et tout ceci me fait penser que je n’ai aucune idée de ce que j’ai fait de mon contrat d’assurances pour la maison.

Autant dire que j’ai failli avoir un orgasme quand j’ai découvert ça.

Alors, le nom sérieux de ce truc, c’est GED (gestion électronique de documents ) (ça fait classe, hein ? )
Pour ceux d’entre vous qui n’ont pas fait informatique et gestion en LV1, j’explique :
Monsieur Novaxel t’offre (j’ai dit OFFRE, t’as noté ? Ca veut dire que c’est gratos !!! ) un logiciel qui te permet de classer ton petit bordel perso et logiquement, de ne plus rien paumer.

Ca se présente sous une forme compréhensible par le commun des mortels : t’as des armoires, dedans, des classeurs, et dans les classeurs, des dossiers. Comme dans la vraie vie, en fait.

Sauf que là, joie, bonheur et double -rahhhh, il te suffit quand tu reçois un papier important par internet (disons au hasard le contrat du portable que tu viens d’offrir à ta gamine ), de le faire glisser à l’endroit ad hoc dans le logiciel, et zou, c’est rangé, ça bougera plus de là !!!

Tu vas me dire : “c’est bien gentil, mais quand tu le reçois imprimé par la poste, ton papelard super important que si tu le perds t’es morte civilement ? “
Bin, tu le scannes, et , yalla, dans l’armoire du logiciel, tout pareil !!!

Y’a des intitulés déjà prévus (comme tu t’en serais bien douté ) mais tu peux modifier, et en ajouter d’autres.

Tu vas me dire “ouais bin on peut déjà se faire des dossiers dans ses documents, je vois pas ce que ça change !!! “
Et si tu dis ça, c’est que tu fais partie de ces aliens qui peuvent te ressortir en une nano-seconde le ticket des courses du repas de nouvel an de 1997…
Sois pas égoiste, penses aux cerveaux de poissons rouges qui se tapent des suées 4 fois par jour parce que leurs documents sont doués d’une vie propre et changent de place pendant la nuit. Et que dans leurs documents, ces gens là, y’a un tel bronx qui leur faut trois jours de recherche pour espérer retrouver le bastringue.

Moi, je me vais tout scanner, pis après, je demanderai à Monsieur Novaxel si sa statue, il la préfère dans la cour ou sur la pelouse ….

ps : ce billet n’est même pas sponsorisé, non, non, je suis juste naturellement aimable et partageuse"

Vous pouvez visiter son blog à cette adresse : http://aplumerenversee.wordpress.com/

Pour la statue, on choisit la pelouse !! On aime la verdure...

Expert Comptable - Novaxel, c'est extra

2009-07-19T06:57:00.000-07:00

"Bonjour,
Novaxel, c'est extra. Pour moi qui me déplace j'emmène avec moi tous mes documents. Merci de ce précieux outil.
Cordialement"

Presse - Excellente surprise !

2009-07-03T00:34:00.000-07:00

Après la parution d'un article dans le magazine SVM, vous avez été nombreux à réagir sur le site de l'éditeur.
Des réactions sympathiques et spontanées, qui témoignent de votre plaisir à travailler avec novaxel.
N'hésitez pas à ajouter votre propre commentaire, c'est très motivant pour nous...!
Lien vers l'article et ses commentaires.

Assurance - Comme à la maison...

2009-06-30T00:12:00.000-07:00

Une Manager de groupe à eu ce cri du cœur en découvrant novaxel:

« c’est un fabuleux dressing, tous mes documents parfaitement rangés, avec un vrai plaisir de les chercher, car retrouvés instantanément ! »

PME - Centre Ifremer Brest

2009-06-29T00:58:00.000-07:00

Travailler mieux pour gagner plus avec la GED

La GED (gestion électronique de documents) est un outil permettant de créer un véritable plan de classement numérique d'entreprise, de rassembler tous les documents - e-mail, bureautique, informatique, plans, photos, papiers scannés dans les bons dossiers, de partager ces dossiers numériques en temps réel, en toute confidentialité, depuis n'importe quel poste et même à distance, de pérenniser et sécuriser les archives et d'améliorer l'organisation du travail avec des workflow, des règles de travail et de validation.

Un groupe d'assistantes souhaite faire du centre de Brest un site-pilote en vue de l'acquisition d'un nouveau savoir-faire, à travers l'apprentissage et l'utilisation du logiciel de GED intuitive : Novaxel.

En savoir + : faqged@ifremer.fr - Corinne Le Bras

Planète Ifremer - Janvier 2009

Privé - Un logiciel de pro gratuit

2009-06-11T23:55:00.000-07:00

Ce logiciel est impressionnant tant il regorge de fonctions...
Micro Hebdo n°560, janvier 2009

Novaxel... est un puissant logiciel de GED conçu pour les entreprises. Mais étant gratuit pour les particuliers, vous auriez tort de ne pas en profiter !
Micro Hebdo n°561, janvier 2009

PME - Voeux de réussite

2009-06-11T06:34:00.000-07:00

Tous mes voeux de réussite dans votre entreprise ; la GED est un excellent outil de travail !

Presse - SVM juin 2009

2009-06-11T00:35:00.000-07:00

"A défaut d'être hilarante, l'arborescence sur quatre niveaux est facile à piger...
On aime la simplicité d'organisation, la reconnaissance d'un large éventail de formats et l'affichage des documents au sein du logiciel.
... Concu par un pro de la Gestion Electronique de Documents."

Assistante - Témoignages IFREMER

2009-06-11T00:25:00.000-07:00

Voici trois témoignages recus récement, des assistantes de la société Ifremer :

"Bonjour,Un grand merci et bravo à vous pour nous avoir accompagné dans cette démarche.
Je tiens personnellement à remercier Frédéric pour sa patience et ses bons conseils.
A très bientôt. "

"Votre professionnalisme va jusqu'au bout !
Depuis le début de notre collaboration, j'apprécie votre approche et votre détermination à "arranger" Novaxel à notre sauce.
... vous nous êtes d'une aide précieuse, maintenant retour au bureau et surtout à la GED ! "

"Je tiens à remercier toute votre équipe (surtout Frédéric) pour votre écoute et votre très grande patience à notre égard. C'est avec beaucoup de plaisir que j'utilise votre logiciel même si ma maîtrise n'est pas encore optimum. Je viens à l'instant de présenter votre produit à l'un de mes collaborateurs qui a été impressionné mais est impatient de pouvoir l'utiliser.
Un très grand merci à vous tous!"

Expert Comptable - Un client en cours de signature

2009-05-15T00:53:00.000-07:00

1. Qu’est-ce qui ferait que la ged novaxel serait indispensable pour vous ?

L’augmentation permanente du nombre
de dossiers et de fichiers sur mon disque dur
et la difficulté à trouver un
rangement ergonomique et fiable.

2. Quel risque avez-vous en ne classant pas vos documents dans novaxel ?

Ne pas retrouver immédiatement les
fichiers dont j’ai besoin d’où une perte de temps.

3. Pour vous, quel est l’avantage majeur de la ged novaxel ?

Accéder à une nouvelle ère dans
l’organisation de mon disque dur, car je sature !

Privé - novaxel, un outil qui change la vie

2009-05-15T00:50:00.000-07:00

Recu par mail :

"Bonjour martine,

Je réitère mes compliments pour votre NOVAXEL qui est un outil qui change la vie !!!
On peut faire un classement rationnel ( excellentes strates :armoires , rayons, classeurs, dossiers, ...)
Quête du document très rapide.
Facilité d’imprimer un document pour une photocopie !
Sans être outrancier votre logiciel a changé le côté pratique de ma vie et j'ai le sentiment d'appartenir a une caste privilégiée qui est passée de l'âge de pierre à l'âge du papier numérique sans essuyer les plâtres !
Encore bravo et comptez sur moi pour parler de vous en termes élogieux !
Très cordiales salutations"
A. BARRE

Privé - Réaction d'un utilisateur novaxel

2009-05-12T05:06:00.000-07:00

« Novaxel privé … utilisez-le et n'oubliez pas d'en parler autour de vous, et dans votre entreprise... C'est l'outil simple et efficace dont a besoin toute entreprise éco-responsable »

C'est absolument vrai !!
Votre logiciel est fantastique et je ne vous ai pas attendu pour en parler autour de moi très favorablement !!!
Très cordiales salutations
A. barre

Privé - Témoignage version privée

2009-02-16T06:58:00.001-08:00

Juste quelques lignes pour vous dire combien nous apprécions votre savoir faire depuis de nombreuses années (nous avions eu le privilège de rencontrer Martine JOULIA lors de la présentation de NOVAXEL chez GENERALI).
Que de chemin parcouru depuis....
Continuez à faire simple, c'est ce qui fait votre force.
De plus, votre idée de mettre à la disposition du grand public une version "privée" est excellente, les utilisateurs privés faisant eux-mêmes la publicité auprès de leurs employeurs....
Un grand bravo à toutes et à tous.
Cordialement
L. Laudet

Privé - Témoignage version privée

2009-02-09T03:04:00.001-08:00

Bonjour,
Je vous remercie pour votre mail;
Les clips m'ont été d'une grande aide dans le début de la prise en main de votre logiciel qui, il faut le dire, est génial.
Et je tiens à vous remercier aussi pour sa gratuité, ce qui nous permet à nous, qui ne sommes ni PME, ni PMI, d'avoir accès à un logiciel de grande qualité.
J'ai connu, en effet, Novaxel, par l'intermédiaire de Micro Hebdo.

Avec toute ma reconnaissance,
MO Pascal.

Privé - Témoignage Version Privée

2009-02-02T01:56:00.000-08:00

Parmi les nombreux témoignages reçus par mail, voici un extrait de celui de Mr Philibert Granet, retraité sympathique et Responsable d'une Association :

Monsieur Oliveira .

J'ai procédé à une investigation en vue de connaître le fonctionnement du logiciel Novaxel et je tiens à vous dire que c'est de l'excellence. En effet, contrairement à l'argument de micro hebdo N° 560 du 8/1/2009 qui le juge un peu difficile à prendre en main, ce dernier est au contraire plein de facilité .

Je résume ses qualités :

- Argument principal de taille la gratuité

- Facilité de comprendre l'utilisation de toutes les fonctions sans avoir lu la notice que j'ai volontairement mis de coté avec une prise en main rapide

- Prise en main du scanner

- Logique de classement correspondant à la réalité d'une personne qui le fait chez elle

- Notice Novaxel ( Support de cours ) très bien écrite avec chaque fiche correspondant à un sujet expliqué synthétiquement

- Facilité de création des armoires , rayons , dossiers , classeurs

- Facilité de rangement des documents importés soit des dossiers dans windows mais surtout la souplesse du "glissé-déposé" qui arrange bien les manipulations

En gros, je félicite Novaxel pour la logique de classement. Pour l'utilisation privée, voila des concepteurs qui sont réalistes . Bravo

Privé - 20.000 téléchargements en 2 semaines

2009-01-26T05:42:00.000-08:00

22/01/2009: BILAN de l'essai de novaxel, version privée :

+ Concept, (j'en rêvais !),
+ Facilité de création des sa propre organisation de classement (Armoires, Rayons, etc ...),
+ Ergonomie intuitive efficace, comprise de tous, puisque naturelle,
+ enfin un logiciel structurant pour le classement des documents ...
+ Gratuité ...

Expert Comptable - Témoignage d'André Fontana,expert comptable et commissaire aux comptes sur Bastia

2008-12-11T00:30:00.001-08:00

AR : Bonjour Mr Fontana, vous êtes le dirigeant du cabinet d’expertise comptable Fontana,quelles sont les problématiques de la mission du commissaire aux comptes ?

AF : Notre profession est de de plus en plus réglementée, elle fait l’objet d’une mise en place de normes validées par décret. Si elles ne sont pas appliquées, vous êtes en infraction. Il faut donc mettre en place des procédures internes, pour cette raison nous sommes à la recherche d’outil comme la GED Novaxel.

AR : Comment avez-vous connu Novaxel ?

AF : une publicité dans une revue professionnelle il y a très longtemps, puis la visite du site internet www.novaxel.fr

AR : Ils existent de nombreuses GED sur le marché, souvent intégrées dans vos logiciels métier, pourquoi avoir choisi Novaxel ?

AF : 2 avantages,d’abord ne pas concentrer toutes les informations chez un même prestataire, la GED étant appelée à rester durablement au sein de l’entreprise, puis les GED métiers sont trop rigides, Novaxel est facilement adaptable à nos méthodes de travail.

AR : La confidentialité et l'accès à certaines données sont-elles garanties dans Novaxel ?

AF : oui, ce que j’ai apprécié entre autre a été la définition d’un plan de classement commun facilitant ainsi le partage de l’information, un même référentiel pour tous.

AR : Novaxel est livré en standard l’avez-vous personnalisé ?

AF : Oui, par la création de dossiers types ; par exemple la typologie des clients. Egalement par la mise en place de panières avec des modèles de documents utilisés régulièrement.

AR : Si vous deviez résumer en quelques mots, quels sont les avantages de la GED Novaxel ?

AF : Tous les documents sont classés dans les bons dossiers, nous les retrouvons rapidement, le partage de l’information et un point capital, la traçabilité concernant la transmission et la réception des données comme les emails.

Transport - Express Marée choisit Novaxel et ChamberSign

2008-10-29T03:11:00.000-07:00

« Nos clients sont extrêmement satisfaits de notre service novateur et de la méthode de travail en mode dématérialisé que nous avons mise en place avec l’aide de Novaxel. Ils voient dans cette évolution technologique un surcroît de transparence, de sécurité et de rapidité de notre part. »

Stéphane Grignon, Directeur Financier d’Express Marée

Une solution technologique innovante pour optimiser les échanges

Pour numériser et archiver automatiquement les quelque 3000 factures reçues quotidiennement, Express Marée a mis sur pied un dispositif de gestion fonctionnant en ligne. Avec l’aide de Novaxel, spécialiste de la dématérialisation, Express Marée a développé auprès de ses clients une interface leur garantissant un accès permanent à l’historique de leurs factures sur 5 ans. Environ 180.000 factures sont ainsi stockées et accessibles de manière sécurisée.
Sur les quelque 800 clients de la société de transport, près de 500 ont déjà signé la convention permettant l’échange de facture par courrier électronique. « Ils reçoivent le document une heure après son émission, alors que les autres doivent attendre deux ou trois jours » précise Stéphane Grignon, Directeur Financier d’Express Marée.

Des économies d’échelle significatives déjà visibles

Le transporteur estime la réduction de ses coûts à hauteur de 15% tandis que son activité a progressé d’environ 60%. Grâce aux outils de Ged mis en place et à la remise à jour de certains processus internes, les collaborateurs d’Express Marée ont aisément changer leurs méthodes de travail pour gagner en performance, ce qui a un impact direct sur la gestion des coûts.

Pour Stéphane Grignon, la dématérialisation de la chaîne de facturation offre des économies d’échelle conséquentes à tous les niveaux : « L’économie réalisée sur les consommables tels que le papier et les coûts d’envoi est également gigantesque, environ 25 000 euros ! De fait, l’investissement initial s’est avéré amorti en à peine 6 mois. »

Garantir la valeur juridique des documents échangés et archivés

La valeur probante (juridique) des factures échangées par voie électronique est pour Olivier Demilly, Délégué Général de ChamberSign France, la condition sine qua non de la généralisation des procédures dématérialisées. déclare : « Express Marée témoigne de l’évolution réalisée ces dernière années sur le plan de la sécurisation des échanges entre entreprises et clients/fournisseurs. Le certificat de signature électronique permet une véritable simplification en matière de sécurité et constitue une alternative réelle aux échanges traditionnels. »

Partenaire - Témoignages de nos partenaires

2008-10-27T06:04:00.000-07:00

Bonjour,
Notre partenaire NUMERICA, basé en Corse, nous présente son nouveau site web.
Il y diffuse des témoignages clients, équipés de la GED novaxel.

CGA - Aujourd’hui, Si on nous enlevait la ged Novaxel, on serait bien malheureux !

2008-10-23T07:32:00.000-07:00

Depuis 2001, 42 collaborateurs archivent au quotidien leurs dossiers comptables et gagnent 12 à 15 % de leur temps !
Les éditions cegid, les e-mail, les éditions bureautiques, sont capturés en pdf et classés directement dans la ged novaxel sans être imprimés.
Les dossiers papier sont en train de fondre, et un gain de place considérable est gagné !
Nos 9200 clients répartis sur toute la France, spécialisés dans le médical, font souvent leur comptabilité en dehors de leurs heures, jours, et … lieu de travail.
La mise en place de novaweb va leur permettre de consulter leur dossier comptable, toujours disponible quel que soit l’heure, le jour et le lieu !

Demain, si on enlève la publication novaweb à nos clients, ils seront très malheureux !

Association de gestion agréée sur Angers.

Interview utilisateurs Quadratus

2008-10-23T00:18:00.000-07:00

De nombreuses rencontres sur le Congrès National de l'ordre des Experts Comptables...

Visualisez l'interview de deux utilisateurs de la solution Quadratus qui envisagent de commander le logiciel novaxel.

Infobésité... Résultat Scotchant !

2008-10-14T03:26:00.000-07:00

Document tif scanné et envoyé par un client : 2825 Ko
Ce même document converti en pdf JBIG2 par Novaxel : 39 Ko

Et l'image reste parfaitement lisible. Incroyable.

Messieurs, je n'ai qu'un mot à dire : Bravo.
Et tant que j'y suis, ne soyons pas avare, j'en ajoute un autre : Merci !

Vous ne pouvez pas savoir à quel point cela me facilitera la vie.
Encore merci.

Vivement le pdf to small pdf :-))

Salutations amicales

Christophe Milhem

Expert Comptable - Une forme de bonheur incomparable !

2008-10-13T08:11:00.000-07:00

Pour boucler sur votre émission GED TV du jour, par rapport à ce qui s'est dit, pour moi le plus important ce ne sont pas les économies financières (et elles existent pourtant : économies de papier et d'encre, de surface destockage - armoires, accès immédiat à l'info, partage, etc.), le plus important c'est la qualité de vie...

Tout simplement.
Ne plus avoir à brasser de papier est une forme de bonheur incomparable,surtout quand on déteste le papier (ce qui est mon cas) .

Expert-comptable – Paris

Assurance - Temoignage de Geop Assistance

2008-05-16T03:19:00.000-07:00

Le témoignage du mois.

A voir ici : Vidéo

- Présentation de la société Geop Assistance
- Les clients de Geop Assistance
- Votre histoire avec Novaxel
- Novaxel facteur de succès
- Novaxel dossier papier et dossier dématérialisé
- Que faites-vous grâce à Novaxel ?
- Novaxel et les interfaces CRM, Messagerie, copieurs ...
- Novaxel à distance
- La mise en place de Novaxel
- Les avantages de Novaxel

Le principe de la GED est de pouvoir conserver tous des documents sous format numérique.

2008-05-12T23:44:00.000-07:00

La mise en place a été progressive :

- on a commencé avec les éditions annuelles de la comptabilité (grand livre, journaux, bilan, etc ...) ce qui représente un gain de papier considérable. Ils sont conservés sous format PDF donc exportable mais non modifiable.

- et par les éditions du social : bulletins de paie, livres de paies, état des charges sociales, bordereaux de charges sociales scannés, contrats de travail, DUE, ...

Jusque là, ca s'est bien passé, au lieu d'imprimer sur l'imprimante papier, on imprime sur l'imprimante NOVAXEL. Il est également possible d'archiver des documents dans Novaxel qui reste modifiable (format OLE)

- pour le dossier permanent ca a été beaucoup plus difficile, ce n'est pas encore au point, on a encore tendance à conserver les documents papiers : donc on a deux dossiers permanents (un informatique, un papier), l'important est de savoir lequel est exhaustif. On a de plus en plus tendance à se fier au format informatique, notamment car on reçoit de plus en plus de document par mail qui sont alors intégrés directement dans le logiciel.

D'ailleurs NOVAXEL a prévu des liens directs dans les logiciels Office.
Voilà pour mon expérience.

Je sais qu'il existe des GED intégrés au logiciel de comptabilité, c'est peut être bien aussi.

Bonne soirée.

Expert Comptable - Après 3 campagnes de bilan Novaxel nous permet de gagner du temps, de la place, et de l’argent !

2008-04-07T00:15:00.000-07:00

Après trois campagnes de bilan, il apparaît clairement que la GED Novaxel nous permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de gagner de la place.

L'accès à l'information est plus rapide et le travail collaboratif entre les cabinets distants est facilité. Les documents sont numérisés et classés en temps réel, ce qui demande une certaine rigueur collective, chaque collaborateur étant responsable de son propre classement. Et lorsque nous nous déplaçons en clientèle, nous n'emportons plus désormais qu'un ordinateur et un scanner portables. Nous avons accès à l'intégralité de la base et sommes ainsi plus réactifs ! Lorsque nous rentrons au cabinet, nous synchronisons les données collectées et la base est automatiquement actualisée. Chacun dispose ainsi en permanence des informations les plus complètes et les plus récentes.

Expert-comptable lyonnais

Expert Comptable - Que de chemin parcouru depuis Courchevel......

2008-03-27T08:00:00.000-07:00

Dans le cadre du développement de notre cabinet nous avons créé un service dédié à l'organisation des entreprises. Comme vous le savez notre cabinet a intégralement numérisé ses dossiers. Nos armoires sont vides et nos processus de production intégralement fondés sur l'utilisation de Novaxel.

Nous souhaitons déployer nos méthodes de travail en les adaptant aux entreprises. Notre futur consultant en organisation devra être formé à Novaxel. Nous avons les moyens de lui donner le premier niveau de formation lui permettant d'être utilisateur.

Nous souhaiterions pouvoir installer chez nos clients des solutions de Gestion Electronique de Documents, et savoir dans quelles conditions nous pourrions distribuer et installer Novaxel chez nos clients et prospects.

Expert-comptable de l’Oise.

PME - Novaxel m’a un peu sauvé la vie ce lundi matin en arrivant à l’hotel de Nanjing (2 h de train de Shanghai) !

2008-03-13T04:47:00.000-07:00

J’avais oublié mon passeport à Shanghai et l’hotel n’a pas voulu me donner ma chambre !
Heureusement, j’ai pu imprimer la photocopie de mon passeport bien classé dans ma ged novaxel.

Dirigeant d’une filiale à Shanghai d’une PME lyonnaise

CAC - Ma ged novaxel m'a permis de créer de la valeur.

2008-02-27T23:44:00.000-08:00

Notre équipe n'est plus perçue comme une "ruche concentrée autour du photocopieur" mais comme une équipe professionnelle, qui travaille en réseau, avec des outils modernes.

"Aujourd'hui, je me déplace "léger" sans dossier papier, mais avec uniquement ma Ged Novaxel. Elle stocke tous les DP et DA dématérialisés et organisés de mes dossiers clients !
Lors d'une mission chez un client, je travaille avec mes collaborateurs en réseau sans fil, et avec des scanners Pustek (20 pages minutes). Je pilote la procédure en paramétrant dans ma ged novaxel, l'accès aux feuilles de travail en fonction de la mission et des collaborateurs. Chacun ne voit que ce qui le concerne et scanne les documents du client, sans se lever ! Les documents numérisés sont immédiatement classés et associés aux feuilles de travail concernées.
Je surveille en temps réel, l'évolution de cette mission. En effet, les dossiers vides, grisés dans la ged novaxel, deviennent gras au fur et à mesure qu'ils sont remplis !

Jéconomise 40 % de temps sur une mission.
Je me sens concentré sur les contrôles, et efficace dans mon rôle de Superviseur.

Ma ged novaxel m'a permis de créer de la valeur."

Un responsable de mission CAC utilisateur de la ged novaxel.

PME - J'ai pris conscience des failles de l'explorateur ...

2008-02-17T23:46:00.001-08:00

Ce que la veille j'avais classé dans mon explorateur .. je ne le retrouvais plus !
je me suis concentré pour me rappeler où j'aurais pu enregistrer ces documents ... et j'ai fini par me rappeler qu’hier je travaillais sur 2 dossiers en même temps, ... Et miracle, je les ai retrouvés dans l'autre dossier !

Ce matin-là, j'ai décidé d'arrêter de travailler comme un idiot !

J'ai tapé GED sur internet et j'ai consulté 3 sociétés ... et 15 jours plus tard j'utilisais la Ged novaxel !

Je suis passé en 1 mois du sentiment que j'étais mal organisé, qu'il fallait que je repense globalement toute mon organisation à la réalité d'aujourd'hui, j'ai une très belle organisation normée et partagée.

Je suis passé tout simplement de l'explorateur à la Ged !

Dirigeant PME

Expert Comptable - Je butais sur les limites de l’organisation papier !

2008-02-17T23:45:00.002-08:00

Nos dossiers étaient classés par Client et par type de service (social, juridique , compta, …). De ce fait, un Client utilisant plusieurs services avait plusieurs dossiers classés dans des lieux différents !

Ma première démarche a été de définir un plan de classement normé dans ma ged novaxel, afin de simplifier l’organisation pour l’ensemble des collaborateurs, de manière qu’ils puissent de leur poste de travail, pour un client consulter TOUS ses dossiers … sans déranger personne !

Dirigeant Cabinet expertise comptable

PME - Un sentiment de « ras le bol » d’avoir des archives, et toujours de plus en plus de papier !

2008-02-17T23:45:00.001-08:00

Une évidence, une augmentation permanente des dossiers … et des photocopies.
Une autre évidence, une perte de temps, de place et d’argent !

Une certitude, la qualité de service passe par une démarche qualité avec une organisation normée, des dossiers partagés et des procédure de travail !

Mon objectif, permettre à mes clients de consulter facilement via web leur dossier …

Une solution : ma ged novaxel a supprimé le papier, nous a fait gagné de la place et du temps, mon organisation est enfin normée, mes dossiers partagés avec des process de travail … et mes clients heureux de consulter via web leur dossier !

Un dirigeant PME

Expert Comptable - Notre 100.000 ème utilisateur ...

2008-01-28T00:32:00.001-08:00

Et à Martine bravo pour ton collaborateur qui a tout fait, il est exceptionnel,et nous a été d'un parfait secours : sans lui nous aurions perdu 1mois je pense.

Lundi on commence tous à bosser directement sur la ged... Les gens sont motivés depuis ce matin où ils ont compris le processus, certains ayant pensé que cela occasionnerait plus de travail...

On a même racheté dix nouveaux scan perso...Je suis devenu le spécialiste de la ged c'est pourquoi maintenant, pour les autres, j'aide !!!

Dirigeant Expert-Comptable

Assurance - On peut faire plein de choses, en 1 seconde !!!

2008-01-28T00:29:00.000-08:00

Avec la GED NOVAXEL, en 1 seconde,
je retrouve le bon document,
je consulte les autres documents du dossier correspondant,
j'ai accès à toutes les données de mon client,
je ne dérange pas mes collaborateurs et mes collègues,
je partage l'information.

NOVAXEL m'a permis de gagner 1 heure par jour et par collaborateur soit 20 heures/ mois/ collaborateur !

Dirigeant courtier assurance

Expert Comptable - Dans les mauvaises organisations, ce sont les bons collaborateurs qui partent ...

2008-01-28T00:28:00.000-08:00

Garder les meilleurs collaborateurs est un véritable enjeu dans mon entreprise.

Si un collaborateur est démotivé, ne voit plus l'intérêt d'évoluer dans mon entreprise, je perds un bon collaborateur.

Dans les mauvaises organisations, ce sont les bons collaborateurs qui partent...La GED NOVAXEL est un atout majeur pour - structurer les organisations pour que chacun ait sa place,- échanger les informations pour que tout le monde s'enrichisse,- mettre en valeur la mission de chacun des collaborateurs.

Avec NOVAXEL je valorise et je fidélise mes collaborateurs,mieux encore, je transforme les bons collaborateurs en excellents collaborateurs !

Dirigeant expert-comptable

Expert Comptable - 10 ans d'utilisation novaxel ... tout sous la main !

2008-01-25T03:25:00.001-08:00

10 ans d'utilisation novaxel ... tout sous la main !

Je retrouve immédiatement tous les dossiers, quelque soit l'année, quelque soit le collaborateur, quelque soit le volume du dossier !

La ged novaxel, outil pédagogique pour créer une Organisation structurée et respectée par tous.

Témoignage : Dirigeant expert-comptable

Expert Comptable - La mise en place de la ged novaxel ? des blocages transformés en une belle adhésion d'équipe !

2008-01-25T03:24:00.001-08:00

A la mise en place de la ged, tout le monde était partant, mais j'ai vite découvert que des blocages commencaient à apparaître ... c'est compliqué, on n'a pas le temps, c'est un projet global et il faut l'accord de tout le monde, faut refaire une réunion ...

J'ai écouté novaxel ... et j'ai imposé un calendrier de déploiement avec :
* 4 collaborateurs volontaires (sur les 20 ) dont mon assistante et moi, pour définir le plan de classement et les priorités de démarrage
* 5 collaborateurs pour démarrer le projet ged (formation super-utilisateurs)
* 10 collaborateurs en consultation (formation niveau 1)

... 1 mois plus tard, mes 20 collaborateurs étaient des super-utilisateurs de la ged novaxel !

Témoignage : Dirigeant expert-comptable

Expert Comptable - Enfin, le dossier papier supprimé !

2008-01-25T03:23:00.000-08:00

Avant d'utiliser la ged novaxel, chaque collaborateur avait sa propre méthode : ceux qui imprimaient tout, ceux qui n'imprimaient plus du tout, et ceux qui imprimaient que ce qu'ils considéraient comme important !

Nos dossiers papier étaient énormes, redondants et incomplets !

Aujourd'hui, tous nos documents (e-mail, bureautique, courriers ...) sont directement classés dans la ged novaxel. Les impressions papier, donc le dossier papier est enfin supprimé !

Témoignage : Dirigeant expert-comptable

PME - Novaxel, créateur de valeur d'entreprise !

2008-01-25T03:21:00.002-08:00

Nous sommes dans une entreprise à trés forte croissance, tout va trés vite, tout doit être fait tout de suite, et la masse de travail augmente en permanence ...

Pourtant nous avons réussi :
1. à supprimer les tensions entre collaborateurs car on retrouve tout, tout de suite, sans déranger personne !
2. à supprimer toutes les taches administratives qui nous polluaient (photocopie, impressions, recherche, classement ...) !
3. à travailler ensemble, à partager des dossiers entre services, car en confiance !
4. à évoluer, à prendre davantage de responsabilités, car notre relation Client est devenue un vrai plaisir !

Merci Novaxel.

Témoignage : Dirigeant PME

PME - Tranformer le stress en plaisir !

2008-01-25T03:21:00.001-08:00

Du stress avec l'explorateur, car je passais mon temps à rechercher ...

Enfin du plaisir avec la ged novaxel, car je retrouve ...

Témoignage : Dirigeant PME

ADMR - Novaxel, outil de management !

2008-01-25T03:20:00.001-08:00

C'est un outil de management, il permet de définir des règles, de vérifier si elles sont appliquées ... et de corriger des anomalies de fonctionnement

1. J'ai expliqué le projet
2. j'ai distribué les tâches
3. Chacun a adhéré ... à des rythmes différents

Ce soir, chacun avant de partir a respecté sa mission : dématérialiser ses 5 dossiers par jour dans la ged novaxel !

Témoignage : Dirigeant ADMR

Assurance - Tracabilité sur nos mails reçus et envoyés !

2008-01-25T03:19:00.001-08:00

Je ne contrôlais plus rien !

Des dossiers confidentiels étaient envoyés par mail à des clients. Lorsque j'appelais le client, je découvrais que le dossier envoyé n'était pas celui reçu, car entre temps il avait été modifié !J'ai imposé que les documents envoyés par mails aux clients soient ceux classés en pdf dans la ged novaxel.
L'accusé de réception de ses envois, me permet d'avoir une traçabilité totale dans ma ged, sur le document envoyé, avec le nom du collaborateur, le nom du destinataire et la date de l'envoi !

Témoignage : Dirigeant Courtier d'assurance

PME - S'organiser, c'est innover !

2008-01-25T03:18:00.000-08:00

J'ai souhaité que l'ensemble des collaborateurs, responsables de service, sans exception, soient impliqués dans la mise en place de la ged novaxel.

Ce projet devait fédérer les documents mais aussi les hommes.

Combien de fois, j'avais découvert et par hasard que 2 personnes travaillaient sur le même sujet sans le savoir !

Seul le partage de l'information pouvait supprimer ce gaspillage d'énergie !

La ged novaxel est devenue stratégique pour mon entreprise, car s'organiser c'est innover !

Témoignage : Dirigeant PME

Expert Comptable - Des relations de grande qualité entre services et avec nos clients !

2008-01-25T03:17:00.000-08:00

Aujourd'hui, avec la ged novaxel, j'ai le sentiment que toute l'information de mon entreprise est disponible et accessible quel que soit l'endroit et quel que soit les personnes .

Nous avons optimisé nos relations intra-services.

Notre entreprise s'est réellement orientée Clients !

Témoignage : Dirigeant expert-comptable

Expert Comptable - Démarche Qualité

2008-01-25T03:16:00.000-08:00

Dans notre démarche qualité, nous avons crée un critère Haute Qualité " tous les documents doivent être classés dans la ged novaxel".
Cette démarche est devenue permanente !

Tous les documents sont identifiés avec une règle de classement, et une gestion de droits.

C'est notre "bible" ... pour les nouveaux documents ... et les nouveaux collaborateurs !

Témoignage : Dirigeant expert-comptable

PME - Vision globale du dossier sans se déplacer !

2008-01-11T08:36:00.000-08:00

Avant la ged, nous avions pour un client autant de dossiers que de services, la vision globale d'un dossier client était impossible ! Aujourd'hui, avec la ged novaxel, pour un client, nous avons une seule Organisation. La vision globale est immédiate, chaque collaborateur peut accéder à l'ensemble du dossier sans se déplacer et sans déranger ses collègues ! Dirigeant Pme

Bienvenue sur le Livre d'Or Novaxel

2008-01-09T07:02:00.000-08:00

Bonjour et Bienvenue,

Une success story, un contact permanent et de qualité avec nos clients, un service constant, la recherche de l'innovation et de l'excellence; Telles sont les valeurs de novaxel.